Il nuovo modulo extra Professionisti Esterni permette alle aziende di gestire i professionisti con cui collaborano (es. Partite IVA, collaboratori occasionali) direttamente su Jet HR. Si tratta di un modulo a pagamento: contatta l’Assistenza clienti per fare una demo o richiedere di sbloccarlo!
Cos’è il modulo Professionisti esterni
La funzione Professionisti Esterni ti permette di:
monitorare e gestire collaborazioni (attive e passate), con possibilità di vederne assenze, trasferte e rimborsi spese;
gestire le fatture dei professionisti e monitorare i relativi costi direttamente in piattaforma;
pagare tutti i professionisti in un colpo solo, scaricando il file SEPA da Jet HR e usandolo per fare un bonifico unico
Come aggiungere e invitare un professionista esterno su Jet HR
Come aggiungere un professionista
Dopo aver attivato il modulo a pagamento Professionisti Esterni, puoi iniziare a gestire i tuoi professionisti su Jet HR. Per aggiungere un professionista esterno su Jet HR, devi:
accedere alla sezione Personale > Professionisti esterni
clicca su Aggiungi professionista
inserisci i dati richiesti (nome, email, codice fiscale, eventuale Partita IVA, ecc.)
seleziona Attivo oppure Non attivo dal menù a tendina e decidi se attivare subito la collaborazione su Jet HR (e quindi iniziare a pagarla già da quel mese)
Come aggiungere i dati della collaborazione
Le informazioni sopra sono necessarie per aggiungere un professionista. Una volta creato, però, ci sono altri dettagli che ha senso inserire:
📇 Anagrafica e contatti: telefono, email di fatturazione, residenza e IBAN del professionista
🤝 Dettagli della collaborazione:
periodo di collaborazione (data inizio e, se c’è, data di fine)
tipologia di collaborazione (partita IVA, ritenuta d’acconto, interinale o altro)
frequenza di collaborazione (continuativa, occasionale o non definita)
la frequenza di fatturazione (es: mensile, trimestrale, ecc.)
il compenso e i termini di pagamento della fattura (es: 30 giorni o 120 giorni)
Puoi sempre controllare i dettagli della collaborazione cliccando sull’icona con i 3 puntini sotto la colonna Azioni, in corrispondenza del professionista che ti interessa.
📂 Campi personalizzati: puoi creare dei campi aggiuntivi (es. progetto, centro di costo, funzione) e decidere di assegnarli a chi vuoi tra il personale, anche ai professionisti esterni
🔔 Attenzione! È importante impostare i dettagli della collaborazione sopra per sfruttare la fatturazione dei professionisti al meglio. Infatti, impostando i dati sopra, automatizzi la compilazione delle fatture, semplifichi il loro monitoraggio e ottimizzi i reminder verso il professionista!
Come invitare un professionista su Jet HR
Una volta aggiunta l’utenza del professionista su Jet HR, dovrai invitarlo alla piattaforma. Per farlo dovrai:
accedere alla sezione Impostazioni azienda > Accessi personale
selezionare l’icona con i 3 puntini in corrispondenza del nome del professionista che ti interessa
cliccare su Manda invito
specificare nell’invito orario lavorativo e se al professionista si applicano le policy aziendali a lui compatibili
🔔 Attenzione! I professionisti esterni per legge non hanno un orario di lavoro, perché, appunto, non sono lavoratori dipendenti: quindi, ti consigliamo di selezionare l’opzione Orario libero
Come attivare, disattivare o archiviare un professionista
Quando aggiungi un nuovo professionista esterno su Jet HR, devi indicare dal relativo menù a tendina se la collaborazione con quel professionista è:
attiva → il professionista ha accesso alla piattaforma e tu paghi la sua utenza;
non attiva → il professionista non ha più accesso, ma rimane visibile nella piattaforma per modifiche o eventuale riattivazione. Attenzione! Quando clicchi su disattiva, ricordati che la disattivazione sarà effettiva dalla mezzanotte del giorno in cui hai cliccato!
Puoi scegliere di disattivare o di riattivare un professionista in qualunque momento cliccando sull’icona con i 3 puntini accanto al nome del professionista.
Puoi anche pianificare la disattivazione della collaborazione con un professionista, inserendo la data di fine collaborazione alla voce Periodo collaborazione attuale: allo scattare di quella data di fine, il sistema porterà in auotmatico il professionista in stato non attivo.
Quando la collaborazione è terminata e non vuoi più vedere quel professionista su Jet HR, ti basterà cliccare sempre sull’icona con i 3 puntini e selezionare Archivia professionista. Il professionista verrà spostato nella relativa sotto-sezione Archiviati, e potrai in ogni momento riattivarlo.
🔔 Dal momento in cui il professionista è attivo su Jet HR, inizierai a pagarlo. È sufficiente 1 giorno di collaborazione attiva in un mese per far scattare il pagamento per quel mese
Come gestire le fatture dei professionisti esterni
Una volta attivata la collaborazione con un professionista esterno, puoi gestire tutte le sue fatture direttamente da Jet HR.
🚨 Attenzione! Quando parliamo di fatture, non ci riferiamo alle fatture elettroniche, che i professionisti devono continuare ad emettere con il solito canale (es. SDI, software dedicato). Il nuovo modulo può essere utilizzato, invece, come strumento di pre-approvazione delle proforma o come strumento di monitoraggio delle fatture emesse (i.e. copie di cortesia). Non c’è al momento una integrazione con il cassetto fiscale dell’azienda: è un sistema di scambio informazioni tra Admin e professionisti per agevolare la raccolta delle fatture, il loro pagamento e il monitoraggio costi.
Come configurare le impostazioni aziendali per la gestione delle fatture
Generazione file SEPA per pagamento delle fatture
Entra in Impostazioni azienda > Dati azienda > sezione Generazione file SEPA per pagamento delle fatture
Questa sezione ti consente di generare automaticamente un file SEPA compatibile con la tua banca, che include i pagamenti da effettuare ai professionisti esterni per le fatture segnate come Da pagare. Puoi importare direttamente nel sistema di home banking il file SEPA per effettuare i bonifici in una volta
Se non vuoi includere una fattura, devi rigettarla, segnarla come Pagata oppure rimandane il pagamento
Impostazioni fatture professionisti esterni
Entra in Impostazioni azienda > Funzionalità > sezione Impostazioni fatture professionisti esterni
In questa sezione puoi configurare le regole e le automazioni che regolano il ciclo di fatturazione:
Data suggerita per il caricamento delle fatture: devi impostare l’ultimo giorno utile (es. il 5 del mese) entro il quale va fatto il caricamento delle fatture
Reminder per i professionisti e Reminder per gli admin: puoi impostare un reminder che arriva sia ai professionisti che agli Admin per il caricamento delle fatture. Di default arriva 3 giorni prima dell’ultimo giorno utile
Come caricare una nuova fattura
Le fatture dovrebbero sempre essere caricate direttamente dal professionista esterno, accedendo alla sua area personale. In ogni caso, anche l’Admin può inserire una fattura per il professionista:
vai in Personale > Professionisti esterni
clicca sull’icona con i tre puntini accanto al nome del collaboratore
seleziona Dettagli > Fatture > Carica fattura
inserisci:
data di emissione
(opzionale) numero di fattura
periodo di riferimento (serve anche per i report per calcolare il costo di ogni mese)
termini di pagamento
causale
tutti i dettagli fiscali e i campi necessari per il calcolo effettivo della fattura
(opzionale) proforma o copia di cortesia della fattura: il professionista può decidere di inserire solo i dati a mano
🔔 Attenzione: l’Admin può anche ricordare al professionista l’emissione di una fattura dovuta. Dentro il profilo del professionista, nella sotto sezione Fatture, l’Admin deve cliccare su Richiedi fattura, inserendo nella modale che si apre le informazioni minime richieste (es: periodo di riferimento e ammontare).
Dove visualizzare le fatture caricate
Le fatture caricate dai professionisti esterni sono visibili in due modi:
Scheda del singolo professionista
Vai in Personale > Professionisti esterni
Clicca sul professionista che ti interessa ed entra nella sezione Fatture
Qui trovi solo le fatture associate a quel collaboratore
Vista aggregata
Vai in Pagamenti > Fatture esterni
Qui vedi le fatture suddivise per mese, con evidenza immediata se in un certo mese ci sono ancora fatture da pagare
Se clicchi sul mese che ti interessa, vedi il dettaglio del numero fatture, con i professionisti a cui sono associate, del totale senza IVA e del totale a pagare, e puoi anche segnare tutte le fatture di quel mese come pagate
🔔 Attenzione! Dentro il dettaglio di ogni mese, esce un avviso se non hai impostato il tuo file SEPA nelle Impostazioni azienda
Cosa può fare l’Admin sulla singola fattura
Una volta che la fattura è visibile, l’admin può:
Controllare i dati inseriti (numero, data, periodo di riferimento, importo)
Segnare la fattura come pagata cliccando sul pulsante Segna come pagata. Jet HR registra questa data come data del pagamento, anche se magari nella realtà hai fatto il bonifico in un giorno diverso. Attenzione: questo potrebbe essere un problema per i professionisti in regime forfettario, che pagano le imposte in base al principio di cassa! Ti consigliamo quindi di segnare le fatture come pagate nella data in cui effettivamente fai partire il bonifico
Rimandare il pagamento della fattura ad un altro mese, cliccando sull’icona con i 3 puntini in corrispondenza della fattura e cliccando su Rimanda pagamento. Attenzione: il professionista esterno non riceve una notifica se rimandi il pagamento!
Rigettare la fattura, cliccando sul relativo pulsante e inserendo il motivo. La fattura continuerà ad essere presente come “rigettata” nel profilo del professionista
Richiedere l’emissione di una fattura (vedi sopra “Come caricare una nuova fattura”)
Esportare le fatture in blocco (es. per archivio o invio al commercialista)
Notifiche e reminder di caricamento delle fatture
15 giorni prima dell’ultimo giorno utile per mandare una fattura, viene creata una “fattura attesa”: cioè su Jet HR viene creata automaticamente una fattura “vuota” (cioè senza dati al suo interno) per il professionista di riferimento. Questo serve ad avvisare l’azienda che il professionista dovrebbe caricare una fattura a breve. La fattura attesa viene creata in base alla frequenza di fatturazione
Se un professionista non carica la fattura attesa entro i termini previsti, Jet HR:
mostra un messaggio nella home che segnala fatture mancanti;
evidenzia i professionisti con fatture non ricevute nella sezione Fatture.
Ogni azione (caricamento, pagamento, scadenza) genera delle notifiche automatiche:
al professionista, se la fattura cambia stato;
all’admin, se viene caricata una nuova fattura o una scadenza si avvicina.
Cosa può fare un professionista esterno su Jet HR
Un professionista esterno su Jet HR può:
Inserire richieste di smartworking, trasferte o assenze generiche
Richiedere rimborsi spese per spese sostenute durante la collaborazione.
Consultare il calendario per le proprie presenze/assenze. Come sempre puoi decidere tu cosa possono vedere i professionisti sul Calendario (leggi qui come)
Accedere ai documenti condivisi dall’azienda nella bacheca aziendale.
Essere manager di uno più dipendenti o esterni, o essere a sua volta assegnato a un manager
🔔 Per legge, un professionista esterno non può né essere manager né riportare direttamente ad un dipendente, perché altrimenti verrebbe meno la sua autonomia. In Jet HR ti è consentito rendere un professionista esterno manager o farlo riportare ad un altro dipendente, ma ti assumi i rischi che il professionista sia ritenuto lavoratore subordinato. Leggi di più qui
Quali policy si possono applicare al professionista?
Quale orario può avere un professionista su Jet HR?
Per legge, i lavoratori autonomi non hanno un orario di lavoro, perché, appunto, non sono lavoratori dipendenti. Di conseguenza, la scelta corretta - quando inviti un professionista su Jet HR - è selezionare la voce Orario libero.
In ogni caso, su Jet HR puoi scegliere liberamente di assegnare ad un professionista esterno altri orari di lavoro (fisso, flessibile o turni).
🔔 Attenzione! Su Jet HR puoi scegliere l’orario di lavoro del professionista esterno, ma se scegli un orario diverso da quello libero, ti assumi il rischio che il professionista venga trasformato in lavoratore subordinato. Leggi qui perché
Per assegnare un orario al professionista, puoi:
farlo quando lo inviti sulla piattaforma (vedi sopra)
accedere a Impostazioni azienda > Orario di lavoro e festività e aggiungere il professionista all’orario che desideri
Come condividere documenti con i professionisti su Jet HR
Se vuoi condividere dei documenti con il professionista sulla bacheca aziendale, devi:
accedere a Documenti dalla Home di Jet HR
cliccare su Aggiungi documento
Il documento sarà visibile a tutti, ma puoi scegliere se inviare una notifica per avvisare solo i professionisti esterni, solo i dipendenti o entrambe le categorie.
Quali report includono anche i professionisti esterni
Vedrai i dettagli dei professionisti esterni anche nella reportistica a loro applicabile (es: report costo aziendale, personale, export dati, ecc.)