Cos’è il modulo Professionisti esterni
Il modulo extra Professionisti esterni ti permette di gestire i professionisti con cui collabora la tua azienda direttamente su Jet HR.
Grazie a questa funzione, puoi gestire diversi tipi di professionisti esterni, tra cui:
lavoratori autonomi del mondo dello spettacolo
lavoratori in somministrazione
altre figure, come ad esempio Manager o dipendenti esterni alla società
🚀 Attenzione! Si tratta di un modulo a pagamento. Contatta l’Assistenza clienti per fare una demo o richiedere di sbloccarlo!
Cosa puoi fare con il modulo Professionisti esterni
La funzione Professionisti esterni ti permette di:
attivare la collaborazione con i professionisti attraverso il flusso di ingaggio dedicato con possibilità di creazione di un contratto direttamente dalla piattaforma
monitorare e gestire collaborazioni (attive e passate), con possibilità di visualizzare assenze, trasferte e rimborsi spese
gestire le fatture dei professionisti e monitorare i relativi costi direttamente in piattaforma
pagare tutti i professionisti in una sola volta, scaricando il file SEPA da Jet HR e usandolo per fare un bonifico unico
Come aggiungere e invitare un professionista esterno su Jet HR
Come aggiungere un professionista
Dopo aver attivato il modulo Professionisti Esterni, potrai iniziare a gestire i tuoi professionisti su Jet HR. Per aggiungere un professionista esterno, dovrai:
accedere alla sezione Personale > Assunzioni e ingaggi
cliccare su Aggiungi professionista
selezionare il tipo di professionista/lavoratore tra quelli proposti
completare il flusso di ingaggio inserendo i dati richiesti (anagrafici e della collaborazione)
selezionare Attivo oppure Non attivo dal menù a tendina e decidere se attivare subito la collaborazione su Jet HR (e quindi iniziare a pagarla già da quel mese)
Quali sono i dati della collaborazione
Le informazioni sopra sono necessarie per aggiungere un professionista. Una volta creato, però, ci sono altri dati che ha senso inserire per automatizzare il più possibile la gestione dei pagamenti dei professionisti esterni.
Queste informazioni utili sono:
📇 Anagrafica e contatti: telefono, email di fatturazione, residenza e IBAN del professionista
🤝 Dettagli della collaborazione:
periodo di collaborazione (data inizio e, se c’è, data di fine)
tipologia di collaborazione (partita IVA, ritenuta d’acconto, o altro)
frequenza di collaborazione (continuativa, occasionale o non definita)
la frequenza di fatturazione (es: mensile, trimestrale, ecc.)
il compenso e i termini di pagamento della fattura (es: 30 giorni o 120 giorni)
Puoi sempre controllare i dettagli della collaborazione cliccando sull’icona con i 3 puntini sotto la colonna Azioni, in corrispondenza del professionista che ti interessa.
📂 Campi personalizzati: puoi creare dei campi aggiuntivi (es. progetto, funzione, livello della formazione, ecc.) e decidere di assegnarli a chi vuoi tra il personale della tua azienda e i professionisti esterni caricati su Jet HR.
🔔 Attenzione! È importante impostare i dettagli della collaborazione elencati sopra per sfruttare la fatturazione dei professionisti al meglio. Infatti, impostando questi dati, automatizzi la compilazione delle fatture, semplifichi il loro monitoraggio e ottimizzi i reminder verso il professionista!
Come invitare un professionista su Jet HR
Una volta aggiunta l’utenza del professionista su Jet HR, dovrai invitarlo alla piattaforma. Per farlo dovrai:
accedere alla sezione Impostazioni azienda > Accessi personale
selezionare l’icona con i 3 puntini in corrispondenza del nome del professionista che ti interessa
cliccare su Manda invito
specificare nell’invito orario lavorativo e se al professionista si applicano le policy aziendali a lui compatibili
🔔 Attenzione! I professionisti esterni per legge non hanno un orario di lavoro, perché, appunto, non sono lavoratori dipendenti: quindi, ti consigliamo di selezionare l’opzione Orario libero.
Come attivare, disattivare o archiviare un professionista
Quando aggiungi un nuovo professionista esterno su Jet HR, devi indicare dal relativo menù a tendina se la collaborazione con quel professionista è:
attiva → il professionista ha accesso alla piattaforma e tu paghi la sua utenza
non attiva → il professionista non ha più accesso, ma rimane visibile alla tua utenza Admin per modifiche o eventuale riattivazione
🔔 Attenzione! Quando clicchi su disattiva, ricordati che la disattivazione sarà effettiva dalla mezzanotte del giorno in cui hai cliccato!
Puoi scegliere di disattivare o di riattivare un professionista in qualunque momento cliccando sull’icona con i 3 puntini accanto al nome del professionista
Puoi anche pianificare la disattivazione della collaborazione con un professionista, inserendo la data di fine collaborazione alla voce Periodo collaborazione attuale dall’anagrafica del professionista: allo scattare di quella data di fine, il sistema porterà in automatico il professionista in stato non attivo
Quando la collaborazione è terminata e non vuoi più vedere quel professionista su Jet HR, ti basterà cliccare sempre sull’icona con i 3 puntini e selezionare Archivia professionista. Il professionista verrà spostato nella relativa sotto-sezione Archiviati, e potrai in ogni momento riattivarlo
🔔 Importante! Dal momento in cui il professionista è attivo su Jet HR, inizierai a pagarlo. È sufficiente 1 giorno di collaborazione attiva in un mese per far scattare il pagamento per quel mese.
Come gestire le fatture dei professionisti esterni
Una volta attivata la collaborazione con un professionista esterno, puoi gestire tutte le sue fatture direttamente su Jet HR.
🔔 Attenzione! Quando parliamo di fatture, non ci riferiamo alle fatture elettroniche, che i professionisti devono continuare ad emettere con il solito canale (es. SDI, software dedicato).
Il modulo Professionisti esterni può essere utilizzato, invece, come strumento di pre-approvazione delle proforma o come strumento di monitoraggio delle fatture emesse (es. copie di cortesia). Non c’è al momento una integrazione con il cassetto fiscale dell’azienda: è un sistema di scambio informazioni tra Admin e professionisti per agevolare la raccolta delle fatture, il loro pagamento e il monitoraggio costi.
Come configurare le impostazioni aziendali per la gestione delle fatture
Generazione file SEPA per pagamento delle fatture
Se hai attivato più collaborazioni con professionisti esterni e vuoi pagare massivamente tutte le fatture, puoi abilitare la generazione del file SEPA.
Entra in Impostazioni azienda > Dati azienda > sezione Generazione file SEPA per pagamento delle fatture
Questa sezione ti consente di generare automaticamente un file SEPA compatibile con la tua banca, che include i pagamenti da effettuare ai professionisti esterni per le fatture segnate come Da pagare. Puoi importare direttamente nel sistema di home banking il file SEPA per effettuare i bonifici in una volta
Se non vuoi includere una fattura, devi rigettarla, segnarla come Pagata oppure rimandane il pagamento
Impostazioni fatture professionisti esterni
Entra in Impostazioni azienda > Funzionalità > sezione Impostazioni fatture professionisti esterni
In questa sezione puoi configurare le regole e le automazioni che regolano il ciclo di fatturazione:
Data suggerita per il caricamento delle fatture: devi impostare l’ultimo giorno utile (es. il 5 del mese) entro il quale va fatto il caricamento delle fatture
Reminder per i professionisti e Reminder per gli admin: puoi impostare un reminder che arriva sia ai professionisti che agli Admin per il caricamento delle fatture. Di default arriva 3 giorni prima dell’ultimo giorno utile
Come caricare una nuova fattura
Le fatture dovrebbero sempre essere caricate direttamente dal professionista esterno, accedendo alla sua area personale. In ogni caso, anche l’Admin può inserire una fattura per il professionista. Per farlo:
vai su Personale > Professionisti esterni
clicca sull’icona con i tre puntini accanto al nome del collaboratore
seleziona Dettagli > Fatture > Inserisci dati fattura
inserisci:
proforma o copia di cortesia della fattura (opzionale): il professionista può decidere di inserire solo i dati a mano
periodo di riferimento (serve anche per calcolare il costo sostenuto ogni mese per quella specifica collaborazione consultabile nella sezione Report)
causale
data di emissione
numero di fattura (opzionale)
termini di pagamento
tutti i dettagli fiscali e i campi necessari per il calcolo effettivo della fattura
🔔 Attenzione! Puoi anche ricordare al professionista l’emissione di una fattura dovuta. Dentro il profilo del professionista, nella sotto-sezione Fatture, clicca su Richiedi fattura, inserendo nella modale che si apre le informazioni minime richieste (es: periodo di riferimento e ammontare).
Come caricare massivamente fatture o ricevute
Puoi anche caricare le fatture dei tuoi professionisti esterni in bulk (cioè in massa). Questo può avere senso quando, ad esempio, hai un altro gestionale e vuoi tenere i dati tra le due piattaforme sincronizzati, oppure semplicemente quando vuoi caricare più fatture/ricevute in una sola volta. Per farlo, dovrai:
entrare in Cedolini e pagamenti > Fatture esterni
cliccare sull'icona della freccia verso l’alto (↑) in alto a destra
selezionare Carica fatture multiple
scaricare il template dalla finestra che si apre contenente un file Excel con due fogli, uno per le fatture e uno per le ricevute (e anche le istruzioni su come compilarlo!)
compilare il file con i dati
ricaricare il file compilato nella pagina
🔔 Importante! Dallo stesso punto di menù, potrai anche richiedere fatture multiple ai tuoi collaboratori esterni!
Per farlo:
entra su Cedolini e pagamenti > Fatture esterni oppure su Personale > Esterni
clicca sull’icona con i 3 puntini in alto a destra e seleziona Richiedi fatture multiple
scarica il template di file excel e compilalo con i dati dei documenti che vuoi ricevere
Dove visualizzare le fatture caricate
Le fatture caricate dai professionisti esterni sono visualizzabili in due modalità:
Scheda del singolo professionista
Vai su Personale > Esterni
Clicca sul professionista che ti interessa ed entra nella sezione Fatture
Qui trovi solo le fatture associate a quel collaboratore
Vista aggregata
Vai su Cedolini e pagamenti > Fatture esterni
Qui vedi le fatture suddivise per mese, con evidenza immediata se in un certo mese ci sono ancora fatture da pagare
Se clicchi sul mese che ti interessa, vedi il dettaglio del numero fatture, con i professionisti a cui sono associate, del totale senza IVA e del totale a pagare, e puoi anche segnare tutte le fatture di quel mese come pagate
🔔 Attenzione! Se non hai impostato il tuo file SEPA nelle Impostazioni azienda, all’interno del dettaglio di ogni mese comparirà un avviso che ti informa di dover attivare il mandato SEPA prima di poter pagare massivamente le fatture.
Cosa può fare l’Admin sulla singola fattura
Una volta che la fattura è visibile, potrai:
Controllare i dati inseriti (numero, data, periodo di riferimento, importo)
Segnare la fattura come pagata cliccando sul pulsante Segna come pagata. Jet HR registra questa data come data del pagamento, anche se in realtà hai fatto il bonifico in un giorno diverso.
🔔 Attenzione! questo potrebbe essere un problema per i professionisti in regime forfettario, che pagano le imposte in base al principio di cassa. Ti consigliamo quindi di segnare le fatture come pagate nella data in cui effettivamente fai partire il bonificoRimandare il pagamento della fattura ad un altro mese, cliccando sull’icona con i 3 puntini in corrispondenza della fattura e cliccando su Rimanda pagamento
🔔 Attenzione! il professionista esterno non riceve una notifica se rimandi il pagamentoRigettare la fattura, cliccando sul relativo pulsante e inserendo il motivo. La fattura continuerà ad essere presente come “rigettata” nel profilo del professionista
Richiedere l’emissione di una fattura. Quando richiedi una fattura dall'apposita sezione, puoi specificare se l’importo che indichi è quello che effettivamente deve emettere il professionista, oppure se lasciare a lui il calcolo di IVA, ritenute e rivalse previdenziali
Esportare le fatture in blocco (es. per archivio o invio al commercialista)
Notifiche e reminder di caricamento delle fatture
15 giorni prima dell’ultimo giorno utile per mandare una fattura, viene creata una “fattura attesa”: cioè su Jet HR viene creata automaticamente una fattura “vuota” (senza dati al suo interno) per il professionista di riferimento. Questo serve ad avvisare l’azienda che il professionista dovrebbe caricare una fattura a breve. La fattura attesa viene creata in base alla frequenza di fatturazione
Se un professionista non carica la fattura attesa entro i termini previsti, Jet HR:
mostra un messaggio nella home che segnala fatture mancanti
evidenzia i professionisti con fatture non ricevute nella sezione Fatture
Ogni azione (caricamento, pagamento, scadenza) genera delle notifiche automatiche:
al professionista, se la fattura cambia stato
all’Admin, se viene caricata una nuova fattura o una scadenza si avvicina
Cosa può fare un professionista esterno su Jet HR
Un professionista esterno su Jet HR può:
Inserire richieste di smartworking, trasferte o assenze generiche
Richiedere rimborsi spese per spese sostenute durante la collaborazione
Consultare il calendario per le proprie presenze/assenze. Come sempre puoi decidere tu cosa possono vedere i professionisti sul Calendario
Accedere ai documenti condivisi dall’azienda nella bacheca aziendale
Essere manager di uno più dipendenti o esterni, o essere a sua volta assegnato a un manager
🔔 Per legge, un professionista esterno non può né essere manager né riportare direttamente ad un dipendente, perché altrimenti verrebbe meno la sua autonomia. In Jet HR ti è consentito rendere un professionista esterno manager o farlo riportare ad un altro dipendente, ma ti assumi i rischi che il professionista sia ritenuto lavoratore subordinato. Leggi di più qui.
Quali policy si possono applicare al professionista
Quale orario può avere un professionista su Jet HR
Per legge, i lavoratori autonomi non hanno un orario di lavoro, perché, appunto, non sono lavoratori dipendenti. Di conseguenza, la scelta corretta - quando inviti un professionista su Jet HR - è selezionare la voce Orario libero.
In ogni caso, su Jet HR puoi scegliere liberamente di assegnare ad un professionista esterno altri orari di lavoro (fisso, flessibile o turni).
🔔 Attenzione! Su Jet HR puoi scegliere l’orario di lavoro del professionista esterno, ma se scegli un orario diverso da quello libero, ti assumi il rischio che il professionista venga trasformato in lavoratore subordinato. Leggi qui perché.
Per assegnare un orario al professionista, puoi:
farlo quando lo inviti sulla piattaforma (vedi sopra nel paragrafo Come invitare un professionista su Jet HR)
accedere a Impostazioni azienda > Orario di lavoro e festività e aggiungere il professionista all’orario che desideri
Come condividere documenti con i professionisti su Jet HR
Se vuoi condividere dei documenti con il professionista sulla bacheca aziendale, dovrai:
accedere a Documenti dalla Home di Jet HR
cliccare su Aggiungi documento
Il documento sarà visibile a tutti, ma puoi scegliere se inviare una notifica per avvisare della pubblicazione solo i professionisti esterni, solo i dipendenti o entrambe le categorie
Quali report includono anche i professionisti esterni
Vedrai i dettagli dei professionisti esterni anche nella reportistica a loro applicabile (es: report costo aziendale, personale, export dati, ecc.).