Come creare una policy sui rimborsi spese
Su Jet HR, puoi creare una policy che definisce le regole della tua azienda sui rimborsi spese. Per farlo:
Entra in Impostazioni azienda dal menù a sinistra e poi in Funzionalità
Attiva la funzione Rimborsi spese cliccando sul pulsante in alto a destra accanto alla voce (che da grigio diventerà nero)
Clicca sul pulsante Aggiungi policy
🔔 Ogni azienda che già gestisce i rimborsi spese su Jet HR avrà una policy standard di rimborso spese impostata di default: le regole di rimborso sono quelle applicate dall’azienda finora. Se desidera impostare delle regole specifiche e/o modificare quelle esistenti, basterà modificare la policy standard oppure crearne una nuova solo per alcuni dipendenti!
Quali regole puoi impostare nella policy Rimborsi spese
Una volta creata una nuova policy, potrai impostare le seguenti regole:
Nome della policy: assegna un nome identificativo alla tua policy
Estrazione dati dal giustificativo: attivala se vuoi caricare le foto dei tuoi scontrini / giustificativi e lasciare che Jet HR li legga e compili in automatico la richiesta di rimborso
Analisi metodo di pagamento tracciabile: attivala se vuoi che venga verificato se il pagamento è stato fatto con sistemi diversi dai contanti (bonifico, carte di debito, di credito e prepagate, assegni). Leggi qui per approfondire!
Visualizzazione rimborsi nei cedolini: scegli se i vari rimborsi spese per uno stesso dipendente compariranno in una sola voce nel cedolino o suddivisi per categoria
Categorie di rimborso: seleziona i tipi di spese per cui i dipendenti possono chiedere il rimborso (es: pasti, trasporti, ecc.); puoi scegliere tra categorie già esistenti o aggiungere categorie di rimborso personalizzate
Codici Co.Ge: ogni categoria di rimborso (hotel, taxi, pasti…) può avere un proprio codice di contabilità generale. Il codice viene attribuito in automatico e lo trovi come colonna nell'Excel del Report rimborsi
Limiti rimborsabili: imposta dei limiti massimi per ogni tipo di spesa; per le richieste che superano questi limiti, verrà rimborsato solo l'importo al di sotto del limite
Spese da non rimborsare in cedolino: puoi decidere se permettere ai dipendenti di inserire rimborsi che non verranno conteggiati nel cedolino, ma che saranno comunque tracciati nel sistema (utile per le spese fatte con carte aziendali). Puoi anche scegliere se richiedere un’approvazione da parte dell’Admin quando un dipendente inserisce questo tipo di spesa
Spese da fatturare all’azienda: permetti ai dipendenti di inserire spese per le quali è stata emessa una fattura intestata all'azienda. A queste spese non viene applicato il limite rimborsabile.
Campi aggiuntivi: puoi aggiungere dei campi extra, come codici progetto o codici commessa, per tracciare ulteriori informazioni, e decidere se renderli obbligatori o facoltativi. Questi campi si gestiscono come Campi personalizzati e puoi riutilizzarli su più policy
🔍 Scopri come creare e gestire i Campi personalizzati!
Cambio valuta: puoi decidere di attivare l'opzione Cambio valuta per i rimborsi spese, con conversione automatica al tasso di cambio del giorno della spesa
Come assegnare la policy ai dipendenti
Dopo aver creato la policy, puoi decidere a quali dipendenti verrà applicata:
Clicca sulla voce Persone all'interno della nuova policy
Se vuoi applicare la policy a tutti i dipendenti, clicca sul pulsante in alto a destra Attiva visibili
Se invece vuoi applicare la policy solo ad alcuni dipendenti, puoi selezionarli manualmente cliccando sul relativo pulsante sotto la colonna Assegna policy
Se vuoi applicare la policy solo ad alcuni lavoratori (dipendenti, collaboratori, tirocinanti) oppure ai dipendenti con un certo ruolo, utilizza i relativi filtri in alto a destra
🔔 Ogni lavoratore può rientrare in una sola policy di rimborso: se crei una seconda policy con regole diverse per un lavoratore già incluso in un'altra policy, ti verrà chiesto se vuoi sostituire la prima policy per quel lavoratore.
Puoi anche decidere di escludere alcuni dipendenti da tutte le policy di rimborso, impedendo loro di richiedere rimborsi!
Come approvare, modificare o rifiutare un rimborso spese
Una volta impostata la policy, i dipendenti possono iniziare a inserire le loro richieste di rimborso:
se la richiesta rispetta i limiti impostati nella policy, potrà essere approvata dal Manager o dall'Admin e verrà rimborsato quanto speso
se la richiesta non rispetta i limiti, Admin e Manager potranno comunque approvarla, ma verrà rimborsato in cedolino solo quanto speso sotto il limite
💡 Se necessario, è possibile gestire eventuali eccezioni, ad esempio modificando gli importi o escludendo un rimborso dal cedolino.
Per sapere come approvare, modificare o rifiutare un rimborso spese, leggi il nostro articolo!