A cosa serve il modulo Timbrature
Il modulo extra Timbrature, che puoi attivare a pagamento su Jet HR, ti permette di monitorare le presenze dei dipendenti, personalizzando le regole di timbratura in base alle esigenze aziendali. Leggi questo articolo per sapere come gestire le timbrature sulla piattaforma. Per sbloccare questo modulo per la tua azienda, contatta l’Assistenza Clienti di Jet HR!
Cos'è una Policy timbratura
Una Policy timbratura è un insieme di regole che definisce il modo e gli orari in cui i dipendenti devono timbrare e cosa succede quando non lo fanno negli orari corretti: su Jet HR puoi personalizzare al massimo le regole di timbratura e decidere a chi si applicano.
Come impostare la Policy timbratura
1. Orario di lavoro fisso o flessibile
La funzionalità di timbratura è disponibile sia per i dipendenti con orario fisso (orari di ingresso e uscita definiti) che per quelli con orario flessibile (numero di ore definito, ma non orario di ingresso e uscita): a seconda del tipo di orario, cambia la modalità con cui i dipendenti timbrano.
Per controllare e modificare l’orario di lavoro (fisso o flessibile) che usi in azienda devi:
entrare in Impostazioni azienda > Orario di lavoro e festività
controllare che l'orario aziendale o quello personalizzato (per singoli dipendenti) sia impostato come "fisso" o "flessibile".
Dipendenti con orario flessibile (”timbratura flessibile”)
I dipendenti possono timbrare a qualsiasi orario, senza l'obbligo di rispettare un orario fisso di entrata e di uscita, e la piattaforma terrà traccia solo delle ore effettivamente lavorate
Il sistema gestisce automaticamente la riduzione proporzionale della retribuzione in caso di part-time o orari non completi, garantendo la corretta contabilizzazione delle ore
I dipendenti che utilizzano orario flessibile sono liberi di scegliere quando timbrare, mentre le anomalie vengono segnalate solo se il monte ore giornaliero non viene rispettato.
2. Decidi il primo giorno di timbratura
Per creare la Policy, vai in Impostazioni azienda > Funzionalità > Timbrature: all'interno della sezione potrai selezionare la data dalla quale verrà richiesta la timbratura ai dipendenti. A partire da quella data partirà anche il pagamento della feature stessa.
Attenzione! Fai attenzione alla data che inserisci perché una volta superato il primo giorno la data non potrà più essere modificata
3. Crea e modifica una Policy di timbratura
Attenzione: tutte le impostazioni della policy che riguardano tolleranze orario, anomalie in caso di ritardo nella timbratura e gestione delle anomalie si applicano solo ai dipendenti con orario di lavoro fisso. Quelli con orario di lavoro flessibile, invece, possono timbrare a qualsiasi orario
3.1. Impostare la Policy
Dopo che hai cliccato su Aggiungi policy, puoi:
assegnare un nome
decidere da quali dispositivi i dipendenti timbrano (solo app, solo sito web, o entrambi).
attivare il rilevamento della posizione GPS. Se la attivi, potrai scegliere se ricevere anomalie sulla posizione quando il dipendente timbra oltre la distanza massima dalla sede aziendale a lui associata. Attenzione: la rilevazione della posizione è attiva anche per i dipendenti in smartworking e trasferta ma non darà nessuna anomalia
definire quali timbrature sono richieste (ingresso, uscita, pause). Attenzione: la timbratura in ingresso è obbligatoria!
3.2. Gestire le tolleranze orarie
Per ogni tipo di timbratura, puoi impostare una finestra di tolleranza entro la quale la timbratura è considerata valida (es: se l'ingresso è alle 9:00, puoi consentire la timbratura tra le 8:30 e le 9:30)
Puoi definire una tolleranza anche per il monte ore giornaliero (”anomalia sul monte ore”), per assicurarti che i dipendenti rispettino il numero di ore lavorative totali previsto.
Se non ti interessa la puntualità nella timbratura, puoi anche selezionare “nessun controllo”: in questo caso, non ci sarà nessuna anomalia anche se il dipendente timbra in ritardo!
3.3. Configurare le notifiche ai dipendenti
I dipendenti possono ricevere notifiche poco prima che una timbratura diventi "anomala", cioè in ritardo. Le notifiche arrivano:
Come push notification sull’app Jet HR per chi timbra dall’app
Via email per chi utilizza solo il sito web.
3.4. Consentire ai dipendenti di gestire le anomalie
Puoi decidere se e come i dipendenti possono risolvere le anomalie:
Nessuna azione: il dipendente non può fare nulla per l’anomalia
Richieste di presenza/assenza: il dipendente può gestire l’anomalia solo inviando una richiesta di assenza (es: è entrato 1 ora dopo, può chiedere 1 ora di permesso).
Modifiche dirette: il dipendente può modificare direttamente la timbratura, inserendo una nota obbligatoria che giustifica la modifica.
3.5. Applicare la Policy ai dipendenti
Dopo aver configurato la policy, puoi applicarla a uno o più dipendenti specifici. Salva le impostazioni e la policy sarà attiva. Chiaramente, le configurazioni della policy che riguardano i dipendenti con orario fisso si applicheranno solo a questi dipendenti, e non a quelli con orario flessibile.
4. Avvisa i dipendenti
Jet HR si occuperà automaticamente di questa parte. Il "primo giorno di timbratura" partirà un reminder automatico a tutti i dipendenti inclusi nelle policy di timbratura che li avvisa della necessità di registrare le presenze sulla piattaforma.