A cosa serve il modulo Timbrature
Il modulo extra Timbrature, che puoi attivare a pagamento su Jet HR, ti permette di monitorare le presenze dei dipendenti, personalizzando le regole di timbratura in base alle esigenze aziendali. Leggi questo articolo per sapere come gestire le timbrature sulla piattaforma. Per sbloccare questo modulo per la tua azienda, contatta l’Assistenza clienti di Jet HR!
Cos'è una Policy timbratura
Una Policy timbratura è un insieme di regole che definisce il modo e gli orari in cui i dipendenti devono timbrare e cosa succede quando non lo fanno negli orari corretti.
🚀 Su Jet HR puoi personalizzare al massimo le regole di timbratura e decidere a chi si applicano.
Come impostare la Policy timbratura
1. Orario di lavoro fisso o flessibile
La funzionalità di timbratura è disponibile sia per i dipendenti con orario fisso (orari di ingresso e uscita definiti) che per quelli con orario flessibile (numero di ore definito, ma non orario di ingresso e uscita): a seconda del tipo di orario, cambia la modalità con cui i dipendenti timbrano.
Per controllare e modificare l’orario di lavoro (fisso o flessibile) che usi in azienda devi:
entrare in Impostazioni azienda > Orario di lavoro e festività
controllare che l'orario aziendale o quello personalizzato (per singoli dipendenti) sia impostato come "fisso" o "flessibile".
Dipendenti con orario flessibile (”timbratura flessibile”)
I dipendenti possono timbrare a qualsiasi orario, senza l'obbligo di rispettare un orario fisso di entrata e di uscita, e la piattaforma terrà traccia solo delle ore effettivamente lavorate
Il sistema gestisce automaticamente la riduzione proporzionale della retribuzione in caso di part-time o orari non completi, garantendo la corretta contabilizzazione delle ore
I dipendenti che utilizzano orario flessibile sono liberi di scegliere quando timbrare, mentre le anomalie vengono segnalate solo se il monte ore giornaliero non viene rispettato.
2. Crea e modifica una Policy di timbratura
Per creare la policy vai in Impostazioni azienda → Funzionalità → Policy timbratura e clicca su Aggiungi policy. La configurazione è organizzata in sotto-categorie, per guidarti passo dopo passo.
🔔 Tutte le impostazioni della policy che riguardano tolleranze orario, anomalie in caso di ritardo nella timbratura, gestione delle anomalie e adattamento dell'orario di uscita si applicano solo ai dipendenti con orario di lavoro fisso. Quelli con orario di lavoro flessibile, invece, possono timbrare a qualsiasi orario. L'arrotondamento vale invece per tutti.
2.1. Configura la Policy
Dopo che hai cliccato su Aggiungi policy, puoi:
assegnare un nome
decidere la modalità di timbratura per i dipendenti: sito, app, sito e app, badge (puoi richiederli contattando l'assistenza) oppure QR code
attivare il rilevamento della posizione GPS. Se la attivi, potrai scegliere se ricevere anomalie sulla posizione quando il dipendente timbra oltre la distanza massima dalla sede aziendale a lui associata
💡 La timbratura in ingresso è obbligatoria!
Timbratura con Badge o QR code
In caso tu scelga la modalità Badge o QR code, dovrai dotarti di un lettore. Puoi utilizzare uno o più dispositivi tra smartphone e tablet con sistema operativo Android e su questo installare l'app Jet Timbrature.
Come funziona:
con badge: i dipendenti avvicinano il tesserino al lettore per timbrare
con QR code: i dipendenti scansionano il codice mostrato dal lettore con la loro app dipendenti.
Timbratura solo da dispositivi specifici
Nelle policy con modalità Badge o QR code puoi scegliere da quali dispositivi possono timbrare i dipendenti associati alla policy:
se selezioni uno o più dispositivi, i dipendenti potranno timbrare solo da quelli
se scegli Tutti i dispositivi, non viene applicata alcuna limitazione.
Se un dipendente prova a timbrare da un dispositivo non associato alla sua policy, la timbratura viene bloccata con il messaggio "Non puoi timbrare da questo dispositivo". È utile soprattutto per le aziende con più sedi, piani o reparti.
Gestisci smart working e trasferta
Puoi decidere come gestire le timbrature nelle giornate in cui il dipendente ha una richiesta approvata di smart working o trasferta. Hai due opzioni:
Non richiedere la timbratura: in quei giorni non vengono richieste timbrature e non vengono generate anomalie per timbratura mancante.
Timbratura ibrida (badge in sede, app fuori sede): se la policy prevede badge o QR code, il dipendente può timbrare direttamente dall'app nei giorni di smart working o trasferta. Se si reca comunque in sede, continua a usare badge o QR code come sempre. Non serve modificare la policy già configurata.
💡 Se abilitata, la rilevazione della posizione è attiva anche per i dipendenti in smart working e trasferta ma non darà nessuna anomalia.
2.2. Definisci le timbrature richieste
Puoi fare in modo che la timbratura sia richiesta per:
Entrata
Uscita
Inizio pausa
Fine pausa
💡 I dipendenti con orario fisso, dovranno timbrare inizio e fine pausa agli orari definiti su Orari di lavoro. Le eventuali anomalie scatteranno in base alle tolleranze definite nella policy Timbrature.
2.3. Arrotonda timbrature e monte ore
Puoi attivare due tipi di arrotondamento. Sono indipendenti tra loro e valgono anche per i dipendenti con orario flessibile.
Arrotondamento delle singole timbrature
Scegli un intervallo di 10, 15 o 30 minuti.
Configura separatamente le soglie per inizio e fine lavoro, oppure arrotonda sempre al valore più vicino. Puoi anche disattivare l'arrotondamento per una delle due direzioni.
Prima di salvare, un esempio interattivo ti mostra come verrà trasformato un orario.
L'arrotondamento vale per tutte le tipologie di timbratura: entrata, uscita, pause, assenze, straordinari e orari flessibili. Le ore lavorate vengono calcolate sugli orari arrotondati.
Arrotondamento del monte ore
Puoi arrotondare anche il totale delle ore lavorate nella giornata. Nella policy imposti:
l'intervallo di arrotondamento: lo scaglione a cui riportare il monte ore (es. 15, 30 o 60 minuti)
una soglia per le ore in più (quando il monte ore supera l'orario contrattuale)
una soglia per le ore in meno (quando il monte ore è sotto l'orario contrattuale)
Per ciascuna soglia puoi scegliere tra Nessun arrotondamento, Al valore più vicino o un valore in minuti.
🔍 Facciamo un esempio: straordinari di 30 in 30 minuti
contratto da 8 ore
intervallo di arrotondamento di 30 minuti
soglia ore in più di 29 minuti
"Nessun arrotondamento" per le ore in meno: 8h29 diventa 8h00 e 8h59 diventa 8h30.
In questo modo:
timbratura 8h05 → arrotondamento 8h00
timbratura 8h29 → arrotondamento 8h00
timbratura 8h59 → arrotondamento 8h30
7h45 → 7h45 (invariato perché abbiamo impostato "Nessun arrotondamento" per le ore in meno).
🚀 Lo straordinario conta solo per i blocchi di 30 minuti completi.
L'arrotondamento del monte ore si applica per ultimo, sul totale delle timbrature salvate. Quando il monte ore arrotondato supera l'orario contrattuale, l'anomalia di straordinario propone il pulsante Inserisci straordinario, già compilato con i minuti da riconoscere: ti basta confermare.
2.4. Gestisci le tolleranze orarie
Per ogni tipo di timbratura, puoi impostare una finestra di tolleranza entro la quale la timbratura è considerata valida (es: se l'ingresso è alle 9:00, puoi consentire la timbratura tra le 8:30 e le 9:30)
Puoi definire una tolleranza anche per il monte ore giornaliero (”anomalia sul monte ore”), per assicurarti che i dipendenti rispettino il numero di ore lavorative totali previsto.
Se non ti interessa la puntualità nella timbratura, puoi anche selezionare “nessun controllo”: in questo caso, non ci sarà nessuna anomalia anche se il dipendente timbra in ritardo!
Adattamento dell'orario di uscita
Se lo attivi, l'orario di uscita previsto si ricalcola in automatico in base all'orario effettivo di ingresso, così il dipendente rispetta sempre le ore di lavoro previste.
Esempio: il dipendente entra alle 08:45 invece che alle 09:00 → l'uscita prevista passa da 18:00 a 17:45.
È attivo di default sulle nuove policy e puoi abilitarlo anche su quelle già esistenti.
Riduzione anomalie da parte del dipendente
Puoi decidere se e come i dipendenti possono risolvere le anomalie. Le opzioni sono tre:
No (nessuna azione): il dipendente non può fare nulla per l'anomalia
Sì, solo con richieste: il dipendente può gestire l'anomalia solo inviando una richiesta di presenza e assenza (es: è entrato 1 ora dopo, può chiedere 1 ora di permesso)
Sì, con richieste e modifiche: il dipendente può modificare direttamente la timbratura, inserendo una nota obbligatoria che giustifica la modifica.
💡 Se hai attivato l'arrotondamento del monte ore, per le anomalie di straordinario trovi il pulsante Inserisci straordinario già compilato.
Consentire ai dipendenti di gestire le anomalie
Puoi decidere se e come i dipendenti possono risolvere le anomalie:
Nessuna azione: il dipendente non può fare nulla per l’anomalia
Richieste di presenza/assenza: il dipendente può gestire l’anomalia solo inviando una richiesta di assenza (es: è entrato 1 ora dopo, può chiedere 1 ora di permesso).
Modifiche dirette: il dipendente può modificare direttamente la timbratura, inserendo una nota obbligatoria che giustifica la modifica.
2.5. Configura le notifiche ai dipendenti
I dipendenti possono ricevere notifiche poco prima che una timbratura diventi "anomala", cioè in ritardo. Le notifiche arrivano:
Come push notification sull’app Jet HR per chi timbra dall’app
Via email per chi utilizza solo il sito web.
2.6. Applica la Policy ai dipendenti
Dopo aver configurato la policy, puoi applicarla a uno o più dipendenti specifici. Salva le impostazioni e la policy sarà attiva. Chiaramente, le configurazioni della policy che riguardano i dipendenti con orario fisso si applicheranno solo a questi dipendenti, e non a quelli con orario flessibile.
3. Avvisa i dipendenti
Jet HR si occuperà automaticamente di questa parte. Il "primo giorno di timbratura" partirà un reminder automatico a tutti i dipendenti inclusi nelle policy di timbratura che li avvisa della necessità di registrare le presenze sulla piattaforma.