Come approvare o rifiutare una richiesta di rimborso?
Quando un dipendente fa una richiesta di rimborso, l’Admin o il Manager riceverà la notifica sulla piattaforma e per approvarla o rifiutarla dovrà:
Entrare nella sezione Rimborsi spese
Individuare la richiesta nella sezione Da approvare
Cliccare sull’icona con i tre puntini sotto la colonna Azioni
Se desidera leggere ulteriori informazioni sulla richiesta, cliccare su Dettagli
Altrimenti, cliccare su Approva o Rifiuta
Una volta approvata, la richiesta finirà nella sezione Approvate, dove potrai trovare lo storico di tutte le richieste approvate in passato
Se rifiutata, invece, la richiesta finirà nella sezione Rifiutate
Se sei Admin o Manager, puoi anche approvare o rifiutare le richieste di più dipendenti insieme: basta che clicchi sul pulsante Approva tutte in alto a destra.
🔔 Se sei un Admin, potrai anche entrare nella sezione In approvazione manager e decidere di approvare o rifiutare le richieste arrivate dai dipendenti ai rispettivi Manager
Come posso sapere se un rimborso è già stato pagato?
Nella sezione Approvate troverai l’elenco di tutte le richieste di rimborso che hai approvato:
se accanto all’importo della richiesta (sotto la colonna Importo) c’è un bollino giallo, significa che il rimborso non è ancora stato conteggiato in alcun cedolino e che, quindi, non è stato pagato; se ti posizioni con il cursore sopra la voce di Importo, ti uscirà il cedolino in cui la spesa sarà rimborsata
se l’importo non ha il bollino giallo, invece, vuol dire che il rimborso è già stato pagato
Clicca sul pulsante con i tre puntini sotto la colonna Azioni e seleziona Dettagli: in questa finestra potrai vedere il cedolino associato al rimborso, i dettagli della richiesta e dell'approvazione!
Come rifiutare una richiesta di rimborso già approvato?
Se hai cambiato idea e vuoi rifiutare una richiesta di rimborso già approvata, potrai farlo solo se la richiesta non è ancora stata pagata e, quindi, ha ancora il bollino giallo. È sufficiente che selezioni la richiesta che ti interessa dentro la sezione Approvate, clicchi sull’icona con i tre puntini sotto la colonna Azioni e selezioni Rifiuta.
Come approvare una richiesta di rimborso rifiutata per sbaglio?
Basta che entri nella sezione Rifiutate, selezioni la richiesta che ti interessa, clicchi sull’icona con i tre puntini sotto la colonna Azioni e selezioni Approva.
Come modificare una richiesta di rimborso spese?
Il dipendente, una volta inviata una richiesta di rimborso, potrà:
se è ancora da approvare → modificarla, cliccando sull’icona con la matita all’interno della richiesta di rimborso
se è già stata approvata, ma le buste paga non sono ancora in elaborazione → può modificarla e la richiesta tornerà in approvazione, oppure può cancellarla e la notifica arriverà al Manager / Admin
se è già stata approvata, ma le buste paga sono già state preparate → non può modificarla
Anche l’Admin può modificare la richiesta di rimborso di un dipendente, con gli stessi limiti riportati sopra: l’unica differenza è che la richiesta, anche se modificata, rimane approvata e che arriva una notifica al dipendente.