Rimborso spese e obbligo di pagamento con metodi tracciabili
Una delle modalità di rimborsare le spese al dipendente è quella del "rimborso analitico": significa che l'azienda rimborsa solo le spese che il dipendente dimostra con un giustificativo (es: ricevuta, scontrino). Leggi qui per saperne di più
Dopo la legge di bilancio 2025, per ricevere il rimborso delle spese di vitto, alloggio e trasporto con servizi pubblici non di linea (es: taxi) senza pagarci sopra contributi e tasse, i lavoratori dovranno usare metodi “tracciabili”, cioè pagare con sistemi di pagamento diversi dai contanti, tipo bonifico, carte di debito, di credito e prepagate, assegni. Se non lo fanno, quel rimborso dovrebbe essere tassato, e quindi riceverebbero meno di quello che hanno speso.
Come gestire l'obbligo di pagamento con mezzi tracciabili su Jet HR
Quando il dipendente carica la ricevuta nella richiesta di rimborso spese su Jet HR, la piattaforma legge automaticamente se a quel tipo di spesa si applica l'obbligo di pagamento tracciabile e se questo è stato effettivamente utilizzato:
Caso 1: spesa non soggetta a obbligo di tracciabilità --> uscirà un banner che informa il dipendente di questa cosa e non dovrà fare nulla
Caso 2: spesa soggetta all'obbligo e pagamento fatto in modo tracciabile (es. carta) --> uscirà un banner che conferma che tutto è corretto e il dipendente non dovrà fare nient'altro
Caso 3: spesa soggetta all'obbligo e pagamento non fatto in modo tracciabile (es. contanti) --> La piattaforma ti avvisa, così che tu possa verificare se è stato usato il metodo di pagamento adeguato e decidere se approvare o meno la spesa. 🚨 Al momento tutte le spese approvate vengono considerate come esenti!
Attenzione! Non sempre la lettura automatica del giustificativo funziona: in quel caso, al dipendente uscirà un messaggio di errore e dovrà inserire i dati manualmente.
In ogni caso, i risultati delle analisi automatiche dei giustificativi saranno presenti sia nel dettaglio delle richieste di rimborso in approvazione o già approvate, sia nell'email di notifica delle richieste di pagamento che arrivano agli Admin o ai Manager.
Come attivare la lettura del metodo di pagamento tracciabile
se hai già attivato l'opzione di Estrazione dati dal giustificativo per la tua azienda, questa nuova funzione ti si applica in automatico
in caso contrario, dovrai attivare la funzione in Impostazioni --> Funzionalità --> Modifica policy rimborsi spese --> Analisi metodo di pagamento tracciabile