Per Dipendenti: come inserire una richiesta di rimborso
Per inserire una nuova richiesta di rimborso spese, il dipendente deve:
Entrare nella sezione Rimborsi spese e cliccare sul pulsante in alto a destra Inserisci spesa; in alternativa, può inserire la richiesta direttamente sul Calendario (leggi qui) o cliccare sul pulsante Inserisci spesa nella Home dell'app di Jet HR
Selezionare la categoria di spesa (es: pasti, trasporti, telefonia, servizi, ecc.). Attenzione! A seconda delle policy sui rimborsi spese che hai creato, non tutte le categorie di spesa potrebbero essere presenti per tutti i dipendenti
Indicare la data in cui ha sostenuto la spesa e se la spesa deve essere rimborsata nel cedolino. Ad esempio, una spesa fatta con la carta aziendale può essere inserita nei rimborsi spese, ma non essere rimborsata in cedolino
Indicare l'ammontare della spesa: se l'ammontare supera il limite impostato per quella spesa nella relativa policy, la voce Rimborso in cedolino indicherà comunque il limite massimo di spesa e questo è l'ammontare che verrà rimborsato
Allegare la ricevuta della spesa sostenuta. Attenzione! Jet HR legge in automatico il giustificativo caricato e compila i campi che riesce a leggere (es: ammontare della spesa).
Rimborso analitico: obbligo di pagamento con mezzi tracciabili
Dopo la legge di bilancio 2025, per ricevere il rimborso spese senza pagarci sopra contributi e tasse, i lavoratori dovranno usare metodi “tracciabili”, cioè pagare con sistemi di pagamento diversi dai contanti, tipo bonifico, carte di debito, di credito e prepagate, assegni. Se non lo fanno, quel rimborso dovrà essere tassato, e quindi riceveranno meno di quello che hanno speso.
🚀 Come funziona su Jet HR: quando il dipendente carica la ricevuta nella richiesta di rimborso spese su Jet HR, la piattaforma legge automaticamente se a quel tipo di spesa si applica l'obbligo di pagamento tracciabile e se è stato effettivamente utilizzato. Leggi questo articolo per sapere come funziona nel concreto!
Approfondimento: come richiedere un rimborso chilometrico
Quando il dipendente vuole richiedere un rimborso chilometrico, deve seguire la stessa procedura vista sopra. L'unica differenza è che dovrà selezionare dai relativi menù a tendina:
la marca del veicolo
il modello e la serie
i kilometri percorsi
A quel punto, la piattaforma calcolerà automaticamente la spesa dovuta per quel rimborso!
Per Admin: come inserire una richiesta di rimborso per un dipendente
Se sei Admin e vuoi inserire una richiesta di rimborso per un dipendente, devi seguire lo stesso procedimento per i dipendenti. L'unica differenza è che dovrai anche selezionare il dipendente per cui vuoi fare la richiesta e che la richiesta sarà automaticamente approvata e finirà nella relativa sezione!