Un po' di contesto

Devi pagare al dipendente in busta paga un rimborso per trasferta (o missione) quando:

il dipendente ha una sede fissa da contratto, ma deve andare per lavoro in un luogo diverso dalla “sede abituale di lavoro” (cioè quella scritta nella lettera di assunzione/contratto di lavoro) e
anticipa una spesa per conto dell’azienda. Se invece paghi direttamente tu, non dovrai rimborsare nulla al dipendente (e il costo è per te sempre deducibile)

La regola generale è che, sotto una certa soglia, l'azienda e i dipendenti non pagano contributi né tasse sul rimborso spese: lo vediamo insieme!

Come rimborsare le trasferte ai dipendenti?

Step 1. Stabilisci il sistema di rimborso che vuoi usare:

Rimborso analitico (o "a piè di lista"). Le spese devono essere documentate in dettaglio
Rimborso forfettario (o “diaria”). Rimborso che eroghi in maniera fissa al lavoratore, senza necessità di documentazione
Rimborso misto. E’ un misto dei due

Step 2. Definisci quali tipi di spese vuoi rimborsare: di solito vitto, alloggio e trasporto, ma puoi decidere tu

Step 3. Verifica dove devi mandare il lavoratore in trasferta: se rimane nel Comune, il rimborso viene tassato come il normale stipendio in busta paga, tranne in caso di spese di trasporto documentate; se il dipendente va in un altro Comune o all'estero, dipende dal tipo di rimborso e dalla spesa

Step 4. Verifica se il lavoratore si sposta con mezzo proprio o mezzi pubblici: se usa la sua auto, devi dargli in busta paga una somma calcolata secondo criteri particolari ("rimborso chilometrico"). Li vediamo sotto

Qual è il costo per te e per il dipendente?

A seconda del tipo di rimborso e del luogo della trasferta, cambia quanto puoi rimborsare al dipendente senza pagarci sopra tasse o contributi. Vediamo insieme le casistiche

1. Rimborsi analitici (o "a piè di lista")

Costo azienda. Le spese per viaggio e trasporto sono totalmente deducibili, purché documentate. Invece, le spese di vitto e alloggio sono deducibili:

nella misura del 75% per trasferte all’interno del comune
fino a 180,76€ (al giorno) per trasferte fuori dal comune in Italia
fino a 258,23€ (al giorno) per trasferte all’estero

Costo dipendente. Il dipendente non paga tasse né contributi sulle spese effettuate per:

vitto, alloggio, viaggio e trasporto (anche all’interno del territorio comunale), incluso in caso di rimborso chilometrico, sia fuori dal territorio comunale che all’estero
Altre spese fino all’importo di:
- 15,49€ al gg fuori dal comune in Italia
- 25,82€ al gg all’estero

Documentazione da produrre: ricevuta fiscale, documento commerciale e, in alcuni casi, anche un’ attestazione analitica del lavoratore (es: mance, lavanderia)

2. Rimborso forfettario (o "diaria")

Costo azienda. Non c’è limite massimo di deducibilità (quindi non paghi tasse per tutto l’importo rimborsato)

Costo dipendente. Il dipendente non paga tasse né contributi fino a:

46,48€ al gg per trasferte, in Italia, fuori dal territorio comunale
77,47€ al gg per trasferte all’estero
Le spese di viaggio e trasporto eventualmente rimborsate in aggiunta all’indennità forfettaria, se documentate, non sono tassate

Documentazione da produrre: per ricevere la somma forfettaria giornaliera, nessuna. In caso di spese di viaggio e trasporto (es. biglietti dell’autobus o ricevuta del taxi), il dipendente può chiedere il rimborso analitico se ti da ricevuta fiscale, fattura, documento commerciale (es. biglietto)

3. Rimborso misto

Costo dipendente. Hai due opzioni fra cui scegliere, che dipendono dagli accordi di rimborso che hai con il lavoratore: più è alta la somma che dai come diaria, meno puoi rimborsare con il rimborso analitico, e viceversa. Il dipendente non paga tasse né contributi fino a:

Opzione 1 - se rimborsi il vitto o l'alloggio con rimborso analitico
- 30,99€ al gg per trasferte in Italia
- 51,65€ al gg per trasferte all’estero
Opzione 2 - se rimborsi il vitto e l'alloggio con rimborso analitico
- 15,49€ al gg per trasferte in Italia
- 25,82€ al gg per trasferte all’estero

🚨 Attenzione: se dai al dipendente una diaria di 46,48€ al gg per trasferte in Italia fuori dal comune (o di 77,47€ al gg per trasferte all’estero) non ha senso rimborsare nient'altro a piè di lista, perché hai già raggiunto l'importo massimo esentasse. Allo stesso modo, se rimborsi vitto e/o alloggio con rimborso analitico, diminuisce l'importo che puoi dare come diaria senza pagare tasse e contributi

Documentazione da produrre: ricevuta fiscale, fattura, documento commerciale solo per spese di vitto e alloggio

4. Rimborso chilometrico

Contesto. Se il dipendente si sposta con un’auto propria (o un’auto a noleggio), ti deve chiedere un rimborso chilometrico, che copre i costi del carburante e dell’usura dell’auto (non è necessario un documento che provi la spesa). Per calcolare il rimborso, controlla quanto è la “indennità del costo al km” secondo la tabella ACI (vedi qui) per quella specifica auto e moltiplica questo costo per i km della trasferta*

Costo azienda. Il rimborso chilometrico è deducibile se il dipendente usa auto con cilindrata non superiore a 17 cavalli fiscali (CF)**, se a benzina, o a 20 CF, se diesel (non sono previsti limiti di cilindrata per le auto elettriche)

Domande frequenti

Voglio dare ad un dipendente sia la diaria che i buoni pasto durante la trasferta. Cosa succede?

Se decidi di dare al dipendente in trasferta sia la diaria che il buono pasto, ti conviene ridurre la diaria (a 30,99€ se in Italia o 51,65€ se all'estero) per non superare la soglia oltre la quale paghi imposte e contributi.

Note:

* Se l’auto utilizzata è un fringe benefit (cioè un benefit dato da te al dipendente), puoi rimborsare il carburante solo con documento giustificativo della spesa e senza alcun coefficiente

** Si tratta di un indice legato alla cilindrata dell’auto, che ha valore solo da un punto di vista fiscale, perché serve per calcolare, ad esempio, il costo del rimborso chilometrico e dell’assicurazione auto