Come creare una policy sulle diarie
Creare una policy Diaria per trasferta serve ad impostare delle regole aziendali per la gestione delle diarie quando, appunto, i lavoratori vanno in trasferta. Così facendo, Jet HR potrà assegnare automaticamente le diarie in cedolino in base alle trasferte che i dipendenti hanno inserito a calendario e che sono state approvate dai rispettivi Manager o dagli Admin.
🔔 La funzione non è attiva di default: per attivarla vai in Impostazioni Azienda > Funzionalità e clicca sul relativo pulsante per attivarla e cominciare a creare le policy che desideri!
Quali regole puoi impostare nella policy diarie
Una volta creata una nuova policy, devi impostare le seguenti regole:
Nome della policy: assegna un nome identificativo alla policy
Importi: seleziona l’importo che vuoi riconoscere come diaria per la trasferta. Puoi mettere un importo diverso per ciascuna destinazione (dentro la Regione, in Italia, in UE o extra UE): per ogni destinazione, troverai inoltre esplicitate le soglie oltre le quali sia tu che il dipendente in trasferta pagherete contributi e imposte! Leggi qui per sapere come funziona.
🔔 Attenzione! Siete liberi di impostare tutte le regole che volete in una policy: si può applicare solo ad un dipendente o a tutti, scegliere di riconoscere le diarie solo per alcune destinazioni, ecc.
Come assegnare la policy ai dipendenti
Dopo aver creato la policy, puoi decidere a quali dipendenti verrà applicata. Basta che:
Clicchi sulla voce Persone all’interno della nuova policy
Se vuoi applicare la policy a tutti i dipendenti visibili, clicca sul pulsante in alto a destra Attiva visibili
Se invece vuoi applicare la policy solo ad alcuni dipendenti, puoi selezionarli manualmente cliccando sul relativo pulsante sotto la colonna Assegna policy
🔔 Attenzione! Per il momento, si può impostare una policy diarie solo per i dipendenti. Se hai un ruolo Admin e vuoi assegnare delle diarie a dei collaboratori, potrai inserirle manualmente come Voci extra, come hai sempre fatto finora!
Cosa succede ai dipendenti a cui non è applicata una policy?
Niente: li vedrai al di sotto della sezione Diaria per trasferta come Persone senza policy. Significa che a loro non verranno assegnate automaticamente delle diarie quando andranno in trasferta.
Cosa succede quando un dipendente va in trasferta?
Una volta creata una policy diaria, ai lavoratori a cui si applica quella policy verranno assegnate in automatico le diarie per i giorni di trasferta, secondo gli importi indicati nella policy.
🔔 Per sapere come registrare una trasferta su Jet HR, leggi questo nostro articolo.
Significa che nella sezione Cedolini e pagamenti potrai vedere, in corrispondenza del dipendente che è andato in trasferta, l’importo della diaria sotto la colonna Voci extra: questo importo comparirà automaticamente, e quindi sarà rimborsato, dentro il primo cedolino successivo alla trasferta!
Come modificare le regole della policy diaria
Se vuoi modificare le regole della policy, devi entrare in Impostazioni azienda, selezionare la policy che ti interessa e cliccare su Modifica.
Se, invece, vuoi modificare il numero di giorni o l’importo rimborsabile per una singola trasferta - senza modificare le regole della policy - ti consigliamo di farlo appena prima di lanciare il ciclo paghe. Per farlo, basta che:
Entri nella sezione Cedolini e pagamenti e selezionare il dipendente che ha fatto la trasferta che vuoi modificare
Clicchi sul pulsante con i tre puntini e selezioni Modifica extra: si aprirà una finestra con i dettagli della diaria
Modifichi i giorni di trasferta o l’importo da rimborsare
🚨 Quando ha senso fare una modifica di questo tipo? Quando sei appena prima del lancio del ciclo paghe, perché, ad esempio, ti sei accorto che un dipendente non ha registrato tutti i giorni di trasferta che ha fatto nel mese e vuoi modificarli manualmente.
Perché ha senso fare queste modifiche solo appena prima del ciclo paghe?
Perché se per qualche motivo, dopo aver fatto la modifica, il dipendente registra altri giorni di trasferta, torneranno ad applicarsi le regole della policy e le tue modifiche verranno sovrascritte!
Facciamo un esempio concreto:
hai impostato una policy diarie, secondo cui a ogni giorno di trasferta in Italia corrisponde una diaria di 30€;
il dipendente X ha fatto 3 giorni di trasferta in Italia, quindi ha automaticamente 90€ di diaria come Voce extra;
modifichi manualmente la diaria e indichi che l’importo da rimborsare per ogni giorno è 40€;
il dipendente X fa richiesta di un altro giorno di trasferta e tu o il suo Manager gliela approvate;
la modifica che hai fatto manualmente verrà “cancellata”, e il dipendente X avrà di nuovo e in automatico 120€ di diaria per 4 giorni di trasferta.
Come vedi le diarie all’interno delle Voci extra?
Le diarie si vedono in corrispondenza della colonna Voci extra all’interno della sezione Cedolini e pagamenti. Se clicchi sul pulsante con i tre puntini e selezioni Modifica extra: si aprirà una finestra con i dettagli della diaria. Qui vedrai le diarie suddivise a seconda della destinazione della trasferta!