Quando un dipendente fa una richiesta di rimborso, l’Admin o il Manager riceverà la notifica sulla piattaforma e per approvarla o rifiutarla dovrà:
Entrare nella sezione Rimborsi spese
Individuare la richiesta nella sezione Da approvare
Cliccare sull’icona con i tre puntini sotto la colonna Azioni
Se desidera leggere ulteriori informazioni sulla richiesta, cliccare su Dettagli
Altrimenti, cliccare su Approva o Rifiuta
Una volta approvata, la richiesta finirà nella sezione Approvate, dove si trova lo storico di tutte le richieste approvate in passato
Se rifiutata, invece, la richiesta finirà nella sezione Rifiutate
Se sei Admin o Manager, puoi anche approvare o rifiutare le richieste di più dipendenti insieme: basta cliccare sul pulsante Approva tutte in alto a destra.
🔔 Importante! Se sei un Admin, potrai anche entrare nella sezione In approvazione manager e decidere di approvare o rifiutare le richieste inviate dai dipendenti ai rispettivi Manager.
Come posso sapere se un rimborso è già stato pagato?
Nella sezione Approvate troverai l’elenco di tutte le richieste di rimborso che hai approvato:
se accanto all’importo della richiesta (sotto la colonna Importo) c’è un bollino giallo, significa che il rimborso non è ancora stato conteggiato in nessun cedolino e che, quindi, non è stato pagato; se ti posizioni con il cursore sopra il bollino giallo, il sistema ti dirà in quale cedolino la spesa sarà rimborsata
se l’importo non ha il bollino giallo, invece, vuol dire che il rimborso è già stato pagato
Clicca sul pulsante con i tre puntini sotto la colonna Azioni e seleziona Dettagli: in questa finestra potrai visualizzare tutte le informazioni sul rimborso, tra cui la tipologia di spesa, il cedolino associato al rimborso, i dettagli della richiesta e dell'approvazione!
Come rifiutare una richiesta di rimborso già approvato?
Se hai cambiato idea e vuoi rifiutare una richiesta di rimborso già approvata, potrai farlo solo se la richiesta non è ancora stata pagata e, quindi, ha ancora il bollino giallo. È sufficiente che selezioni la richiesta che ti interessa dentro la sezione Approvate, clicchi sull’icona con i tre puntini sotto la colonna Azioni e selezioni Rifiuta.
Come approvare una richiesta di rimborso rifiutata per sbaglio?
Basta entrare nella sezione Rifiutate, selezionare la richiesta che ti interessa, cliccare sull’icona con i tre puntini sotto la colonna Azioni e selezionare Approva.
Come modificare una richiesta di rimborso spese?
Se sono presenti errori nella richiesta di rimborso spese, in quanto Admin o Manager puoi modificarla cliccando su Dettagli. Se, ad esempio, un dipendente ha caricato un rimborso spese che fa riferimento ad una data errata, invece di rifiutare la richiesta, potrai modificare la data e approvare il rimborso, senza che il dipendente debba reinserirlo con data corretta.
Cosa succede se modifico una richiesta di rimborso spese dopo averla approvata?
Modificandola dopo averla approvata, la richiesta rimane approvata e al dipendente arriva una notifica della modifica.
Cosa può fare il dipendente dopo aver inserito un rimborso spese?
Il dipendente, una volta inviata una richiesta di rimborso, potrà:
se è ancora da approvare → modificarla, cliccando sull’icona con la matita all’interno della richiesta di rimborso
se è già stata approvata, ma le buste paga non sono ancora in elaborazione → può modificarla e la richiesta tornerà in approvazione, oppure può cancellarla e la notifica arriverà al Manager / Admin
se è già stata approvata, ma le buste paga sono già state preparate → non può modificarla
Anche l’Admin può modificare la richiesta di rimborso di un dipendente, con gli stessi limiti riportati sopra.