Il flusso assunzione dipendente ti consente di assumere un nuovo lavoratore in 5 step.
Ti basta inserire i dati e le informazioni del nuovo dipendente, scegliere se creare un contratto con il flusso guidato su Jet HR o utilizzare il tuo contratto e inviare la documentazione al lavoratore per la firma.
Una volta completata l'assunzione, ci occuperemo noi degli adempimenti obbligatori!
Come funziona il flusso assunzione dipendente
Questa feature ti consente di:
generare un contratto direttamente tramite Jet HR
inviare il contratto pronto per essere firmato direttamente al dipendente
firmare il contratto digitalmente con YouSign
🔔 Attenzione! Il flusso assunzione dipendente è disponibile per le assunzioni di dipendenti, dipendenti a chiamata e apprendisti. Le assunzioni di Tirocinanti, Co.co.co. e Amministratori seguono un flusso che non comprende i tre punti precedenti.
📝 Se stai assumendo un dipendente a tempo determinato con contratto della durata superiore a un anno, non potrai continuare con questo flusso ma dovrai procedere all'assunzione seguendo lo stesso flusso disponibile per tirocinanti, Co.co.co. e Amministratori.
Lo facciamo per tutelarti: il contratto a tempo determinato ha dei vincoli particolari e vogliamo verificare che sia tutto corretto!
Per accedere alla sezione vai su Personale > Assunzioni e ingaggi > Nuova assunzione.
Selezionando Dipendente, attivi il flusso assunzione per questa categoria di lavoratori.
💼 Step 1. Rapporto di lavoro
Inserisci le informazioni sul dipendente e sul rapporto di lavoro:
Nome e cognome del lavoratore
Primo giorno di lavoro
Durata del contratto (tempo indeterminato e determinato) - se a tempo determinato, dovrai inserire anche la data di fine lavoro e specificare se è il primo contratto a tempo determinato stipulato con quella persona
Modalità di lavoro (in sede, in smartworking, telelavoro)
Sede di riferimento
Tipologia di prestazione (full-time, part-time - in caso di part-time, se decidi di usare il nostro template di contratto, dovrai scrivere l'orario di inizio e di fine lavoro)
Orario di lavoro (fisso, flessibile, su turni)
Clicca su Salva e continua e procedi con il secondo step.
💰 Step 2. Mansione e retribuzione
Qui vanno inserite le informazioni sulle attività che il dipendente svolgerà, l’inquadramento e gli elementi che contribuiscono alla retribuzione.
CCNL dell’azienda (es: CCNL Commercio)
Mansione principale del dipendente (es: software engineer) e le principali responsabilità (es: sviluppo software, manutenzione, etc.)
Retribuzione lorda (es: RAL 35k) - in caso di part-time, indica la RAL già ridotta alla luce del part-time (es: con un part time al 50% e RAL full time 40k, dovrai indicare 20k)
Livello di inquadramento del lavoratore nel CCNL di riferimento
Qualifica del lavoratore (es: Impiegato)
Tipologia di superminimo (assorbibile o non assorbibile)
Componenti retribuzione (base, Contingenza, I.F.Q., E.D.R., Terzo elemento, Superminimo)
Tipologia di periodo di prova - se quello previsto dal CCNL, se diverso o se nessun periodo
Il flusso assunzione dipendente individua in automatico:
il livello di inquadramento (es: 3° livello CCNL Commercio) sulla base della retribuzione e della provincia che inserisci. Naturalmente, puoi sempre modificare il livello: se dovessi scegliere un livello che non corrisponde a quella retribuzione, la piattaforma ti avviserà dell'errore!
gli elementi che compongono la retribuzione del nuovo dipendente, cioè minimo, contingenza, 3° elemento, superminimo
i giorni del periodo di prova, se hai selezionato di applicare il periodo previsto dal CCNL
🔔 Attenzione! Le sezioni 3 e 4 del flusso di assunzione vanno compilate solo se vuoi usare il template di lettera di impegno e di contratto di lavoro che ti fornisce Jet! HR. Se, invece, vuoi usare i tuoi template, salta questi passaggi.
🔖 Step 3. Clausole e allegati aggiuntivi
Usa questa sezione per "personalizzare" la tua assunzione con le clausole aggiuntive e gli allegati che desideri. In particolare potrai inserire:
Clausole - puoi usare i nostri modelli (buoni pasto e buoni acquisto, strumenti di lavoro, welfare aziendale, fringe benefits, bonus, ecc.), modificarli, oppure aggiungerne di nuovi
Allegati - puoi usare i nostri modelli (smartworking e patto di non concorrenza), modificali, oppure aggiungerne di nuovi
🔔 Attenzione! Se vuoi creare clausole e allegati personalizzati da inserire nel contratto, clicca su Gestisci clausole e Gestisci allegati. Leggi qui per sapere come gestire le tue clausole personalizzate
📄 Step 4. Lettera di impegno
La lettera d'impegno all'assunzione è uno step facoltativo (se vuoi saperne di più, leggi qui). Se decidi di farla (o se il futuro dipendente te la richiede), puoi generare una lettera già pre-compilata da noi con le informazioni che hai inserito nel flusso e mandarla in firma al futuro dipendente.
🤝 Step 5. Contratto di lavoro
Sulla base di tutte le informazioni che hai inserito fino a questo punto, viene generato un template di contratto di lavoro già pre-compilato che puoi visualizzare e modificare.
🔔 Attenzione! Il template è stato validato legalmente: naturalmente, se modifichi il contenuto, non possiamo assicurarti che il contratto sia ancora valido in tutti i suoi punti!
Se hai un tuo contratto già firmato, puoi selezionare Carica il contratto già firmato dal menù a tendina. Si apriranno degli slot per il caricamento del contratto ed eventuali allegati aggiuntivi.
Per concludere il flusso, in questo step dovrai anche indicare:
l’utente che firma il contratto per conto dell'azienda
l'indirizzo email del candidato
la data di scadenza dell'offerta, entro la quale il candidato dovrà firmare per accettare il lavoro
l’indirizzo email dove vuoi ricevere i moduli Privacy policy, destinazione TFR e richiesta detrazioni firmati dal dipendente
🔔 Attenzione! Assicurati che l'utente che firma per conto dell'azienda abbia effettivamente poteri di firma per assumere un nuovo dipendente! Una volta che il candidato avrà firmato, chi deve firmare per l'azienda riceverà una notifica via email, potrà controllare il contenuto del contratto e potrà firmare.
Cosa dovrà fare il dipendente
Una volta inviato il contratto, il dipendente riceve via mail un link al form da compilare per completare l’assunzione. Nello specifico, dovrà:
inserire le sue informazioni personali (es: codice fiscale, residenza, IBAN, ecc.)
visualizzare il pdf del contratto di lavoro
firmare il contratto con firma digitale - può farlo direttamente sul telefono o sul computer tramite YouSign
Dopo essere stato firmato dal dipendente, il contratto viene ricaricato su Jet HR e sarà visualizzabile nello step 5 del flusso assunzione, pronto per essere firmato dall’azienda.
Cosa succede dopo che sia azienda che candidato hanno firmato
Dopo che il contratto viene firmato da entrambe le parti, non devi preoccuparti più di niente, saremo noi a occuparci dei prossimi step!
Una volta che il flusso assunzione viene completato, riceviamo una notifica relativa all’assunzione portata a termine e procediamo con gli adempimenti obbligatori:
comunicazione dell’assunzione (es. invio dell’UNILAV)
creazione dell’anagrafica dipendente su Jet HR
🔔 Attenzione! Abbiamo bisogno di almeno due giorni lavorativi per completare gli adempimenti obbligatori. L’assunzione, quindi, deve avvenire almeno due giorni lavorativi prima della data di inizio lavoro. Nel caso di apprenditi e tirocinanti, gli adempimenti obbligatori richiedono qualche giorno in più!
Una volta conclusa l’assunzione, ci occupiamo di inserire il nuovo utente in piattaforma.
Il profilo del nuovo dipendente comparirà:
nella sezione Personale > Dipendenti > In arrivo se non è ancora arrivato il suo primo giorno di lavoro
nella sezione Personale > Dipendenti > In forza se è già arrivato il primo giorno di lavoro
A questo punto puoi invitarlo a usare Jet HR, andando sulla sezione Impostazioni azienda > Accessi > Personale > tre puntini accanto al nome del dipendente > Manda invito.
Il nuovo dipendente riceverà un'email con le istruzioni per accedere alla piattaforma.
Una volta inserito in piattaforma, tutti i contratti e i documenti relativi al nuovo utente vengono salvati direttamente nella sua sezione Documenti.