📑 Cos'è il modulo Progetti (Timesheet)
Progetti (Timesheet) è il modulo che ti permette di tracciare le ore che le persone dedicano ai progetti e capire quanto pesa davvero ogni commessa.
Nasce da una domanda che tante aziende si fanno di continuo: "questo progetto quanto mi è costato davvero?". Le ore delle persone e i loro costi sono già dentro Jet HR — il modulo è proprio il pezzo che collega ore e costi ai progetti.
È pensato per chi lavora per progetto o per commessa: agenzie, società di consulenza, studi professionali, ma anche realtà manifatturiere che ragionano per lavori. In generale, per tutte le aziende che vogliono sapere non solo quante ore vengono dedicate a un progetto, ma quanto valgono quelle ore.
⚒️ Come funziona
Il modulo si organizza attorno a tre concetti:
Progetti — ogni commessa o lavoro su cui l'azienda investe tempo.
Attività — le voci in cui si suddivide un progetto, su cui si registrano le ore (es. Design, Sviluppo, Project management).
Ore inserite — il tempo che ciascuna persona registra su una determinata attività.
A partire dalle ore registrate e dal costo delle persone, il modulo calcola il costo del progetto e ti dà una visione chiara di quanto stai spendendo su ogni commessa.
📊 Come creare un progetto
Accedi al modulo dalla sezione Presenze e assenze > Progetti, dove trovi la lista di tutti i progetti dell'azienda.
Premi Crea nuovo progetto e dai un nome al progetto.
Se vuoi, aggiungi una descrizione e le date di inizio e fine: sono campi opzionali, puoi sempre compilarli o modificarli in seguito.
Una volta creato, il progetto si apre sul suo dettaglio, dove potrai aggiungere le attività, assegnare le persone e iniziare a registrare le ore.
Il dettaglio del progetto
l progetto è diviso in 5 sezioni (tab):
Dashboard — in questa scheda trovi 3 riquadri di riepilogo — Avanzamento ore, Andamento economico e Costo maturato per mese — che ti danno il quadro dell’avanzamento del progetto.
Attività — l'elenco delle attività del progetto, cioè le voci su cui le persone registrano le ore. Ogni attività ha un assegnatario, uno stato, il totale ore e il costo. Ne aggiungi di nuove con Crea attività.
Persone (assegnatari delle attività) — le persone che lavorano sul progetto e il loro costo orario. Il costo parte dal costo cedolino già presente in Jet HR, ma puoi sovrascriverlo manualmente sul singolo progetto quando serve un valore diverso.
Ore inserite — è il calendario dove si vedono e si registrano le ore, filtrabile per settimane e mese, per persona e per attività.
Dettagli progetto — i dati del progetto.
🕖 Come si registrano le ore
Nel tab Ore inserite trovi un calendario settimanale:
Le colonne sono i giorni della settimana; le righe sono raggruppate per attività e, sotto ognuna, per persona.
Inserisci le ore nelle celle, in corrispondenza della persona e del giorno.
Per ogni attività vedi il subtotale, e nella colonna Totale ore il riepilogo per riga.
Le ore registrate si sommano automaticamente e alimentano il calcolo del costo del progetto.
Ore previste, presenze e assenze in un unico calendario
Il calendario Timesheet si integra con il Calendario di presenze e assenze: così puoi confrontare le ore inserite sui progetti con quelle previste dall'orario di lavoro di ciascuna persona, tenendo conto delle assenze approvate.
Le ore previste si calcolano partendo dall'orario di lavoro della persona e sottraendo le assenze approvate della giornata.
Un esempio: con una giornata da 8 ore e un'ora di permesso approvato, le ore previste sono 7. Se inserisci 6 ore sui progetti, vedrai 6h/7h.
Nella Panoramica ore inserite:
puoi consultare presenze e assenze sia nella vista per progetto sia in quella per persone. Passando il mouse sopra, ne vedi i dettagli;
se raggruppi per persone, vedi anche il confronto tra ore inserite e ore previste, giorno per giorno e nel totale del periodo.
Così capisci al volo se qualcuno ha registrato meno ore del previsto o se mancano ore da inserire.
💡 Presenze, assenze e i relativi dettagli sono visibili secondo i permessi configurati nel calendario presenze e assenze: ognuno vede solo quello che può già vedere lì.
👥 Cosa vedono le persone assegnate alle attività
Quando assegni una persona alle attività di un progetto, quella persona trova la sezione I miei progetti, sotto Presenze e assenze nell'app Jet HR — la stessa app da cui gestisce tutte le sue attività.
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💡 Essere assegnati a un'attività non dipende dal ruolo in piattaforma: oltre ai dipendenti senza ruoli particolari, possono essere assegnati anche admin, manager e responsabili di progetto. Chiunque sia assegnato a un'attività vede la sezione I miei progetti e può registrare le proprie ore, indipendentemente dal ruolo che ricopre.
Dalla sezione I miei progetti, la persona assegnata:
naviga giorno per giorno e vede le attività raggruppate per progetto, solo quelle a cui è assegnata;
registra le proprie ore sulle singole attività con il pulsante +;
vede nella stessa vista anche le assenze della giornata (es. permessi) e il totale giornaliero;
non accede alla gestione del progetto, che resta riservata ad admin e responsabile del progetto.
📥 Esportare i dati in Excel
Da Progetti puoi scaricare due export Excel, a seconda che ti serva la vista d'insieme o il dettaglio di un singolo progetto. Entrambi seguono il periodo che hai selezionato, che compare anche nel nome del file.
Panoramica ore inserite
Si scarica con il pulsante Esporta nella sezione Panoramica: è la fotografia di tutti i progetti nel periodo. Contiene quattro fogli:
Dettaglio — una riga per ogni ora inserita, con persona, progetto, attività, data, ore e note.
Totali per persona e progetto — ore, costo orario e costo totale per ogni coppia persona × progetto.
Totali per persona — numero di progetti, ore totali e costo totale di ciascuna persona.
Totali per progetto — persone coinvolte, ore totali e costo totale di ciascun progetto.
Dettaglio progetto
Si scarica con il pulsante Esporta dentro un progetto e approfondisce quel singolo progetto. Anche qui quattro fogli:
Dettaglio — una riga per ogni ora inserita sul progetto, ordinata per attività e persona.
Totali per attività — ore, costo e peso percentuale di ogni attività sul progetto.
Totali per persona — ore, costo orario, costo e peso percentuale di ogni persona sul progetto.
Totali per attività e persona — l'incrocio tra le due dimensioni, in sole ore.
💡 Le colonne di costo compaiono solo per chi ha il permesso di vedere i costi in piattaforma. Per gli altri il file viene generato senza: le ore restano complete, cambiano solo le colonne economiche.