Il modulo extra Turni, che puoi attivare a pagamento su Jet HR, ti permette di gestire in maniera efficiente e direttamente integrata con la busta paga i turni dei dipendenti, personalizzando le regole in base alle esigenze aziendali. Per sbloccare questo modulo per la tua azienda, contatta l’Assistenza Clienti di Jet HR (assistenza@jethr.com)!
Impostare un orario di lavoro a turni
Una volta attivato il modulo extra, dovrai impostare l'orario di lavoro per i dipendenti a turni. Per fare questa operazione è necessario:
entrare in Impostazioni azienda > Orario di lavoro e festività
se la maggior parte dei dipendenti è a turni, ti conviene modificare l'orario di lavoro aziendale, che si applica di default a tutti i dipendenti
se i dipendenti a turni sono solo alcuni, ti conviene creare degli orari di lavoro personalizzati solo per i dipendenti a turni
in entrambi i casi, seleziona Turni come Tipologia orario di lavoro e inserisci il Totale ore settimanali.
Attenzione! Il totale di ore settimanali di lavoro deve chiaramente rispecchiare quello concordato con il dipendente nel contratto di assunzione.
Creazione dei turni "salvati"
Il modo più facile di gestire i turni dei dipendenti su Jet HR è quello di creare dei turni "salvati", in modo tale da poterli selezionare facilmente ogni volta che vuoi assegnare un nuovo turno ad un dipendente. Attenzione: non è obbligatorio, puoi anche decidere di creare un turno diverso ogni volta che ne assegni uno ad un dipendente, ma è una perdita di tempo.
Per creare un turno salvato devi:
entrare in Presenze assenze > Turni
cliccare il pulsante con i tre puntini "..." in alto a destra e selezionare Gestisci turni salvati
cliccare su Aggiungi.
Per ogni turno salvato devi indicare:
Nome turno e colore - Si tratta di un campo convenzionale che sarà visibile ai dipendenti. Serve a facilitare chi pianifica e chi effettua il turno nel riconoscere velocemente il turno in questione (es: tutti i turni dalle 9 alle 13 sono verdi).
Fasce orarie - Sono gli orari in cui il lavoratore dovrà lavorare nel turno. Se il lavoratore deve effettuare una o più pause, è necessario dividere il turno in più fasce (es: un turno di 8 ore è diviso può essere diviso in due fasce orarie 9-13 e 14-18).
Ore totali - Rappresenta il numero di ore totali calcolato in base alle fasce orarie inserite (es: due fasce orarie 9-13 e 14-18 sono 8 ore complessive di turno).
Sede (opzionale) - Se necessario, puoi specificare che un turno debba essere svolto in una sede specifica tra quelle aziendali.
Note (opzionale) - È possibile lasciare una nota, visibile al dipendente, per comunicare una qualche particolarità inerente al turno.
Pianificare i turni in bozza
Per pianificare e assegnare i turni, devi andare in Presenze e assenze > Turni: qui vengono mostrati i turni dei dipendenti su base settimanale e mensile. La vista di default è quella settimanale, ma per modificarla in mensile dovrai cliccare sul menù a tendina in alto a destra e selezionare la voce mensile.
Per pianificare un turno dovrai:
andare sulla riga corrispondente ad un dipendente e cliccare su un giorno vuoto, oppure
cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra e poi su Aggiungi turno
una volta aperta la finestra di creazione del turno sarà possibile:
selezionare uno o più dipendenti a cui assegnare il turno
selezionare uno o più giorni della settimana in cui inserire il turno
selezionare il tipo di turno, salvato (vedi paragrafo precedente) o personalizzato
(opzionale) associare una sede a un turno
(opzionale) inserire una nota per il dipendente
Alla conferma, il turno verrà inserito nello stato "bozza" e non sarà visibile al dipendente fino alla pubblicazione.
Se ti posizioni sull'ultima colonna a destra della vista settimanale, puoi vedere il totale delle ore settimanali pianificate rispetto a quelle previste da contratto per ogni dipendente.
🚨 Attenzione! Dovresti effettuare una pianificazione dei turni che sia più aderente possibile al numero di ore previste da contratto. Ad ogni modo, nei casi in cui si verifichi uno scostamento è importante sapere che:
le ore pianificate in eccesso verranno segnate come straordinario (o accumulo banca ore) nel cedolino
le ore pianificate in difetto verrano segnate come ROL o Ex festività (o recupero banca ore) nel cedolino
Pubblicare i turni
Quando sei soddisfatto della pianificazione, puoi pubblicare i turni. Per farlo, basta cliccare sul tasto Pubblica turni in alto a destra.
Nella finestra che si apre puoi specificare:
i dipendenti per i quali stai per pubblicare i turni
il giorno fino al quale pubblicare i turni in bozza (ad es: potresti aver pianificato i turni dei dipendenti per due settimane, ma voler pubblicare solo quelli della prima settimana)
se avvisare i dipendenti tramite email dell'avvenuta pubblicazione.
I giorni senza turni saranno considerati come giorni di riposo.
Sebbene la normativa non sia molto specifica a riguardo, è consigliabile pubblicare i turni dei dipendenti almeno una settimana prima in modo che i dipendenti possano organizzarsi di conseguenza.
Modificare e cancellare i turni
Puoi modificare o cancellare in ogni momento un turno attraverso i tasti Matita e Cestino, che compaiono spostando il cursore su un turno.
Un turno in bozza (cioè non ancora pubblicato)viene modificato/cancellato istantaneamente
Un turno già pubblicato può essere modificato in diversi modi:
pubblicando subito la modifica: questa scelta è quella di default ed è la più veloce e immediata. Si può decidere di volta in volta se avvisare il dipendente tramite email dell'avvenuta modifica
non pubblicando subito la modifica: in questo caso verrà creato un nuovo turno in bozza che si sostituirà a quello pubblicato solo nel momento in cui avverrà una nuova pubblicazione dei turni. Il dipendente continuerà a visualizzare la vecchia versione del turno fino alla pubblicazione delle modifiche.
Gestione delle assenze
La funzionalità Turni è integrata con le richieste di presenza e assenza effettuate su Jet HR: infatti, tutte le richieste di presenza e assenza approvate saranno visibili sul calendario turni. Di seguito riportiamo i casi.
Caso 1. Assenze giornaliere
Se un'assenza di uno o più giorni (es. ferie) cade in un giorno con un turno, questa avrà una durata in ore pari a quella del turno stesso. Ad es: un giorno di ferie su un giorno con un turno da 8h si rifletterà in 8 ore di ferie in cedolino
Se un'assenza di uno o più giorni (es. ferie) cade, invece, in un giorno senza turni, potrai decidere la durata dell'assenza stessa cliccando sulla matita che compare quando si sposta il cursore sull'assenza. Se non indichi la durata dell'assenza, l'assenza non comparirà in cedolino e, al suo posto, comparirà un giorno di riposo.
Caso 2. Assenze orarie
Se l'assenza di 1 o più ore cade in un giorno con un turno e si sovrappone solo parzialmente all'orario di lavoro, la durata del turno verrà accorciata della durata di quella sovrapposizione. Ad es: se un dipendente lavora dalle 14:00 alle 18:00 e inserisce un permesso ROL dalle 17:00 alle 19:00, la durata del permesso in cedolino sarà di 1h perché solo la fascia dalle 17:00 alle 18:00 sarà effettivamente un'assenza rispetto all'orario previsto
Se l'assenza di 1 o più ore cade in un giorno senza turni, l'assenza approvata avrà come durata quella della richiesta inserita dal dipendente.
Caso 3. Straordinari
Uno straordinario approvato avrà come durata quella della richiesta inserita dal dipendente. Se però lo straordinario inserito si sovrappone parzialmente o del tutto a un turno, la durata dello stesso verrà accorciata.
Ad es: se un dipendente lavora dalle 14:00 alle 18:00 e inserisce uno straordinario dalle 17:00 alle 19:00 la durata dello straordinario in cedolino sarà di 1h perché solo la fascia dalle 18:00 alle 19:00 sarà effettivamente svolta oltre l'orario prestabilito
Copiare i turni
In caso di turni a rotazione o che prevedono un qualsiasi schema di ripetizione, può risultare comoda la funzionalità Copia turni, che permette di copiare i turni di uno specifico periodo in un altro.
Per utilizzare la funzionalità bisogna:
entrare in Presenze e assenze > Turni
cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra e poi su Copia turni
nella finestra che si apre si può specificare:
le persone di cui si vogliono copiare i turni
il periodo dal quale si voglio copiare i turni (da quale giorno a quale giorno)
la tipologia dei turni da copiare (pubblicati e/o bozze)
il giorno dal quale si vogliono incollare i turni
se copiare i turni solo una volta o farlo per un certo numero di volte (es. copia un determinato periodo e incollalo per 3 volte di seguito).
Se l'operazione va a buon fine, i nuovi turni appariranno inseriti in bozza.
Cancellare i turni
Se vuoi cancellare dei turni, dovrai:
cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra
nella finestra che si apre, dovrai specificare:
le persone di cui vuoi cancellare i turni
il periodo del quale vuoi cancellare i turni (da quale giorno a quale giorno)
la tipologia dei turni da cancellare (pubblicati e/o bozze)
Se l'operazione va a buon fine i turni scompariranno.
Elaborazione delle paghe
Poco prima dell'elaborazione delle paghe arriverà un reminder che ricorderà di controllare di aver inserito correttamente i turni di tutti i dipendenti.
È buona norma ricontrollare sempre i turni del mese prima dell'elaborazione delle paghe per non avere incongruenze nei cedolini dei dipendenti
Si possono effettuare modifiche ai turni passati per fare in modo che questi corrispondano il più possibile con gli orari effettivamente svolti dai dipendenti. Le modifiche effettuate ai turni nei giorni passati di default non verranno notificate via email ai dipendenti. Tuttavia i turni modificati saranno a loro visibili come "storico".
Anche se la funzionalità è stata attivata nel corso del mese, è molto importante inserire e pubblicare i turni dal primo all'ultimo del mese. In questo modo i cedolini terranno conto di tutte le ore lavorate nel mese dai dipendenti.