A cosa serve la Policy trasferte e diarie
Creare una policy trasferte e diarie serve a definire le regole aziendali per la gestione di rimborsi spese e diarie quando i dipendenti vanno in trasferta (come vitto, alloggio e trasporti).
Grazie a questa funzione, puoi assegnare automaticamente le diarie in cedolino e gestire in modo coerente tutti gli aspetti economici e amministrativi legati alle trasferte.
In un’unica policy puoi stabilire:
se prevedere di dare una diaria per le trasferte e come calcolarla;
come gestire l’importo della diaria nel caso in cui tu preveda anche un rimborso analitico di vitto e/o alloggio;
se e come riconoscere i buoni pasto durante le giornate di trasferta;
quali regole applicare a determinati gruppi di dipendenti o destinazioni.
🔔 La policy trasferte e diarie è attiva di default per tutte le aziende che già avevano almeno una policy presenze e assenze attiva. Leggi sotto per capire cosa cambia nello specifico
Cosa succede alle aziende con delle policy già attive?
A livello sostanziale non cambia nulla: semplicemente avrai riunite in un’unica policy più impostazioni che prima erano sparse. In ogni caso succede quello che c’è in tabella:
Policy Presenze e Assenze | Policy Diaria Trasferta | Buoni Pasto in Trasferta | Cosa vedi ora |
✅ | ❌ | ❌ | Una policy trasferte e diarie attiva (senza buoni pasto in trasferta e senza diarie automatiche). |
✅ | ❌ | ✅ | Una policy trasferte e diarie attiva (con buoni pasto in trasferta e senza diarie riconosciute in automatico). |
✅ | ✅ | ❌ | Tante policy trasferte e diarie quanti erano i diversi importi di diaria previsti (senza buoni pasto in trasferta).* |
✅ | ✅ | ✅ | Tante policy trasferte e diarie quanti erano i diversi importi di diaria previsti (con buoni pasto in trasferta).* |
Ad esempio, se con la policy diaria per trasferta prevedevi una diaria di 30€ per un certo gruppo di dipendenti e di 35€ per un altro gruppo, ora avrai 2 policy trasferte e diarie diverse (una per importo)
Come creare una policy trasferte e diarie
Chiaramente per attivare la policy trasferte e diarie, devi avere almeno una policy presenze / assenze attiva. Una volta attivata la funzione, puoi creare una nuova policy seguendo questi passaggi:
Vai su Impostazioni azienda > Policy trasferte e diarie
Clicca su Nuova policy
Compila i campi richiesti:
Nome della policy
Dai un nome identificativo alla policy (es. “Trasferte Italia HQ”)
Categorie di trasferta principali
Indica quali categorie di trasferta previste per legge vuoi gestire con la nuova policy:
trasferte regionali
trasferte in Italia
trasferte in UE
trasferte extra UE
Per ogni categoria, Jet HR mostra le soglie al di sotto delle quali la diaria che dai al dipendente è esente (quindi non ci pagate né tu né il dipendente contributi e tasse).
Attenzione: puoi anche decidere di prevedere una categoria di trasferta personalizzata, se vuoi prevedere delle regole diverse.
Approvazione e/o necessità di giustificativo
Prima queste impostazioni sulla necessità di approvare le trasferte e di prevedere il giustificativo si trovavano nella Policy presenze e assenze.
Ora le troverai direttamente all’interno della Policy trasferte e diarie. In particolare potrai:
prevedere la necessità o meno di approvazione della richiesta di trasferta
prevedere che il giustificativo sia non richiesto, opzionale o necessario
Buoni pasto in trasferta
🚨 Prima la possibilità di assegnare buoni pasto in trasferta andava gestita all’interno della Policy buoni pasto.
Adesso all’interno della Policy trasferte e diarie puoi decidere per ogni categoria di trasferta (anche per eventuali categorie personalizzate) se i dipendenti abbiano diritto ai buoni pasto (in aggiunta o in alternativa alla diaria).
Come creare una categoria di trasferta personalizzata
Se hai delle regole aziendali specifiche sulle trasferte, puoi creare una categoria di trasferta personalizzata. Per farlo:
clicca sull’icona con la matita in corrispondenza della sezione Categorie di trasferta personalizzate
inserisci il nome della categoria di trasferta (es: eventi aziendali)
nella schermata di impostazione della policy ti comparirà la nuova categoria personalizzata. Per questa potrai definire poi l’area geografica della trasferta, l’importo della diaria ed eventuali buoni pasto
Campi aggiuntivi
All’interno della policy puoi decidere anche di prevedere dei campi aggiuntivi (es: codice progetto o cliente per cui si effettua la trasferta), che saranno poi disponibili negli export delle trasferte.
Rimborsi analitici e riproporzionamento della diaria
All’interno della policy puoi definire se, in caso di rimborso analitico (cioè con ricevute) per vitto e/o alloggio, la diaria debba essere riproporzionata:
di 1/3 se è stato rimborsato uno dei due elementi (vitto oppure alloggio);
di 2/3 se sono stati rimborsati entrambi.
Quando il dipendente compilerà la richiesta di trasferta, troverà due checkbox per indicare se ha sostenuto spese di vitto e/o alloggio per le quali inserirà o ha già inserito una richiesta di rimborso.. Jet HR applicherà automaticamente il riproporzionamento previsto dalla policy.
Come assegnare la policy ai dipendenti
Dopo aver creato la policy:
Clicca sulla voce Persone all’interno della policy;
Se vuoi applicarla a tutti i dipendenti visibili nella schermata , clicca sul pulsante in alto a destra Attiva visibili;
Se invece vuoi assegnarla solo ad alcuni, selezionali manualmente e attiva il bottone sotto la colonna Assegna policy.
🔔 Per ora le policy trasferte e diarie possono essere assegnate a dipendenti e collaboratori (co.co.co).
Come funziona quando un dipendente va in trasferta
Quando un dipendente con una policy attiva fa una richiesta di trasferta su Jet HR:
può indicare le giornate di trasferta, le spese sostenute (vitto/alloggio) e allegare eventuali giustificativi;
dopo l’approvazione da parte del Manager o dell’Admin, Jet HR assegna in automatico la diaria.
Nella sezione Cedolini e pagamenti, vedrai l’importo della diaria (o la parte riproporzionata) sotto la colonna Voci extra: la diaria sarà rimborsata automaticamente nel primo cedolino utile.
🔔 Per sapere come inserire una trasferta su Jet HR, leggi l’articolo “Come registrare una trasferta su Jet HR”.
Come modificare le regole di una policy
Puoi sempre modificare le regole di una policy esistente:
vai su Impostazioni azienda > Policy trasferte e diarie;
seleziona la policy che ti interessa;
clicca su Modifica per aggiornare importi o regole di calcolo.
Se vuoi modificare invece la diaria per una singola trasferta, senza cambiare la policy generale:
Vai in Cedolini e pagamenti;
Seleziona il dipendente interessato;
Clicca sui tre puntini e scegli Modifica extra;
Aggiorna giorni o importi manualmente.
🚨 Ti consigliamo di fare queste modifiche subito prima del ciclo paghe. Se il dipendente aggiunge nuove giornate di trasferta dopo la tua modifica, Jet HR riapplicherà automaticamente le regole della policy, sovrascrivendo le modifiche manuali.
Esempio pratico
La policy prevede una diaria di 30€ al giorno per trasferte in Italia.
Il dipendente X registra una trasferta di 3 giorni e chiede rimborso analitico per l’alloggio.
Jet HR applica automaticamente il riproporzionamento di 1/3: la diaria sarà quindi 20 € al giorno, per un totale di 60 €.
Se invece avesse chiesto rimborso anche per il vitto, la diaria sarebbe stata ridotta di 2/3, a 10€ al giorno.
Dove visualizzare le diarie e le spese
Tutte le diarie e i rimborsi di un certo mese appaiono nella sezione Cedolini e pagamenti > Voci extra, suddivisi per:
tipo di trasferta (Italia, UE, extra UE);
eventuale riproporzionamento della diaria;
buoni pasto erogati in trasferta.
Cliccando su Modifica extra puoi aprire il dettaglio completo e, se necessario, intervenire manualmente prima del ciclo paghe.