Cos’è il modulo Sicurezza e salute
Sicurezza e salute è il modulo che ti permette di gestire in un unico posto gli adempimenti sulla sicurezza sul lavoro: formazione, nomine, visite mediche, DVR, attestati e scadenze.
La normativa (D.Lgs. 81/2008) chiede al datore di lavoro non solo di formare le persone, nominare le figure obbligatorie e organizzare la sorveglianza sanitaria, ma anche di poter dimostrare di averlo fatto. Spesso però queste informazioni restano sparse tra email, Excel, cartelle condivise e consulenti diversi, e diventa difficile capire cosa è in regola e cosa manca. Il modulo porta tutto dentro Jet HR: vedi lo stato di ogni persona, ricevi un avviso solo quando serve intervenire e ritrovi i documenti in pochi clic.
💡 Jet HR ti aiuta a gestire la parte operativa e documentale della sicurezza, ma non sostituisce il datore di lavoro, l’RSPP, il medico competente o il tuo consulente. Le valutazioni di merito (es. quale formazione serve per una mansione o se un dipendente deve fare la visita medica) spettano sempre a queste figure.
Come funziona
Il modulo si divide in due parti, strettamente collegate:
Configurazione: da Impostazioni azienda > Sicurezza e salute imposti il livello di rischio, le nomine, gli esterni da tracciare, i corsi aggiuntivi e il DVR.
Gestione quotidiana: dalla sezione Sicurezza e salute nel menu principale tieni sotto controllo stato e scadenze di corsi e visite, attivi la formazione, prenoti i corsi e carichi gli attestati.
Quello che configuri nelle impostazioni determina cosa compare nelle tabelle della gestione quotidiana: per questo ti consigliamo di partire dalla configurazione.
Come configurare il modulo
Vai in Impostazioni azienda > Sicurezza e salute. Qui trovi diverse sezioni.
👤 Assegnazioni predefinite
Qui vedi i Codici ATECO dell’azienda e imposti il Livello di rischio lavoratori (Basso, Medio o Alto) con il pulsante Modifica. Il livello di rischio determina la formazione che ogni dipendente deve seguire, con la relativa durata e frequenza di aggiornamento.
💡 Il livello di rischio va indicato dall’azienda o dal suo consulente per la Sicurezza, sulla base del DVR e delle mansioni. Se imposti il livello aziendale su Medio o Alto, viene applicato in automatico ai dipendenti la cui formazione è ancora in stato Sconosciuto. Se lo imposti su Basso, invece, controlla il livello dei singoli dipendenti e correggilo dove serve dal menu ··· > Modifica livello di rischio.
📆 Tracciamento scadenze (esterni)
Se in azienda hai attivo anche il modulo Esterni, puoi includere i collaboratori esterni nella gestione di Sicurezza e salute, esattamente come i dipendenti:
Nella sezione Tracciamento scadenze, premi Aggiungi esterno.
Scegli la persona.
Indica cosa tracciare: Formazione, Visite mediche o entrambe.
Puoi aggiungere solo esterni con una collaborazione già iniziata e che hanno completato la registrazione in piattaforma. Una volta aggiunto, l’esterno compare in tutte le tabelle del modulo con il badge P. Esterno e può ricevere corsi, essere nominato per un ruolo e avere le visite mediche tracciate.
Puoi modificare o rimuovere un esterno in qualsiasi momento, a meno che non abbia una nomina associata o una formazione in corso: in quel caso rimuovi prima la nomina oppure attendi che completi la formazione.
👥 Nomine
Qui registri chi ricopre i ruoli previsti dalla normativa. Finché mancano dei ruoli obbligatori, vedrai il banner Azione richiesta.
La sezione è divisa in tre blocchi:
Responsabili sicurezza: Datore di lavoro, RSPP, RLS e, se previsti, Dirigente e Preposto.
Squadra emergenze: Addetto primo soccorso (Gruppo A o B-C) e Addetto antincendio (Livello 1, 2 o 3).
Sorveglianza sanitaria: Medico competente.
Per assegnare un ruolo:
Premi + Aggiungi persona sotto il ruolo.
Indica se la persona fa parte del personale. Se sì, selezionala dall’elenco. Se no (Fuori organico, es. un RSPP o un medico esterno), inserisci nome, cognome e codice fiscale.
Per l’RSPP, indica anche se la persona è il Datore di lavoro.
Inserisci la data In carica dal e, se vuoi, carica il Documento di nomina.
Le persone con un ruolo che richiede formazione compaiono poi nella sezione generale Sicurezza e salute tab Formazione responsabili e addetti.
💡 Assegnare un ruolo in Jet HR non equivale a nominare formalmente la persona. L’assegnazione serve a tracciare la formazione legata al ruolo; la nomina vera e propria (es. il verbale di elezione dell’RLS e la comunicazione all’INAIL) resta un atto da gestire con il tuo consulente o con il nostro partner, tramite la funzione Richiedi preventivo del Catalogo servizi.
Qualche dettaglio utile:
Il ruolo RLS è assegnabile solo ai dipendenti.
Se in azienda non c’è una sede fisica (es. lavorate in coworking), puoi disattivare la Squadra emergenze con l’interruttore in alto a destra del blocco. Se ci sono già persone nominate, devi prima rimuoverle.
Non puoi eliminare un ruolo per cui hai già acquistato il primo corso (es. Datore di lavoro, Dirigente, RLS).
📚 Tracciamento formazione aggiuntiva e Altri corsi
Qui assegni le persone ai corsi che non rientrano nella formazione obbligatoria standard:
Corsi attrezzature: un elenco già pronto (es. Lavori in quota, Muletto, PEI PES PAV, PLE, Spazi confinati, Carroponte).
Altri corsi: corsi come H.A.C.C.P. e Privacy, più eventuali corsi personalizzati. Con + Aggiungi corso dai un nome al corso, scegli la frequenza di aggiornamento e assegni le persone.
📄 DVR
Qui carichi il Documento di Valutazione dei Rischi, uno per ogni sede, e vedi la data dell’ultima revisione. Se ti serve supporto per redigerlo o aggiornarlo, usa il link Richiedi preventivo.
La sezione Sicurezza e salute
Dal menu principale, la sezione Sicurezza e salute è divisa in 5 tab:
Formazione lavoratori: la formazione generale e specifica di ogni dipendente, con livello di rischio e frequenza.
Formazione responsabili e addetti: la formazione legata ai ruoli assegnati nelle nomine (Datore di lavoro, Dirigente, RSPP, Preposto, RLS, addetti alla squadra emergenze).
Formazione aggiuntiva: i corsi attrezzature, Privacy e i corsi personalizzati.
H.A.C.C.P.: la formazione sull’igiene alimentare, con regione e frequenza.
Visite mediche: la sorveglianza sanitaria, con frequenza, ultima visita e prossima scadenza.
Il numero rosso accanto al nome della tab indica quante persone hanno una formazione scaduta.
In ogni tab trovi, per ciascuna persona: lo Stato, la data dell’Ultimo corso/visita, la Prossima scadenza e il menu ··· con le azioni disponibili. Puoi filtrare per stato, sede e corso, cercare per nome i dipendenti ed esportare i dati in Excel scegliendo i campi da includere cliccando sulla freccetta per il download.
💡 I nuovi assunti compaiono in Sicurezza e salute subito dopo l’assunzione, anche prima della data di inizio, con il tag In arrivo. Se la tua azienda ha più sedi, trovi anche la colonna Sede di riferimento con il relativo filtro, per capire al volo quale sede ha azioni da completare.
Gli stati della formazione sono:
Sconosciuto: non ci sono ancora dati di formazione o visite.
Scaduto: la scadenza è passata.
In scadenza: la scadenza è vicina.
In regola: tutto valido e aggiornato.
Sotto lo stato può comparire un’indicazione su come viene gestita la formazione, ad esempio Corso abilitato, Prenotazione disponibile, Acquisto disponibile, Corso prenotato o Formazione in corso.
🌍 Nei corsi disponibili in più lingue, la lingua si seleziona direttamente all'interno del corso.
💡 Il costo del corso verrà addebitato nella prima fattura successiva all'acquisto.
Come gestire la formazione
👩💻 Formazione generale e specifica lavoratori
Ogni lavoratore deve seguire due parti di formazione, che in tabella compaiono su un’unica riga:
Formazione generale: uguale per tutti, si può sempre seguire in e-learning.
Formazione specifica: dipende dal livello di rischio. Con rischio Basso si può seguire in e-learning; con rischio Medio o Alto la legge richiede la videoconferenza o la presenza, quindi va prenotata.
Automatizza formazione
Con Automatizza formazione lasci che sia Jet HR a gestire tutto:
viene abilitata la formazione in maniera massiva per i dipendenti in stato Sconosciuto;
la persona riceve l’invito a seguire il corso e-learning direttamente in piattaforma, oppure a caricare un attestato valido se ne ha già uno;
al termine del corso di formazione, scadenze, stato e attestati si aggiornano in automatico;
alla scadenza, la persona riceve in automatico l’invito al corso di aggiornamento.
Se una persona ha già fatto un corso, puoi registrarlo dal menu ··· > Modifica dati, inserendo la data dell’ultimo corso e l’attestato. Per la formazione lavoratori puoi caricare un solo attestato che copra formazione generale e specifica, oppure due attestati separati.
Ricevi una notifica solo se qualcuno non completa il corso.
💡 L’invito al corso parte solo per le persone che hanno già completato la registrazione su Jet HR. Se il pulsante Automatizza formazione non è cliccabile per qualcuno, di solito è perché non ha ancora attivato il suo account.
Se vuoi interrompere un corso abilitato, usa Disabilita corso dal menu ···: eventuali progressi andranno persi e potrai gestire i dati di quella persona manualmente.
⛑️ Formazione responsabili e addetti alla Sicurezza
Da questo tab gestisci la formazione per le persone a cui è stata attribuita una nomina come addetto alla sicurezza (es. RSPP, RLS, Antincendio, Primo soccorso, Preposto, ecc.).
Per prenotare i corsi:
Nella riga della persona con il badge Prenotazione disponibile, apri il menu ··· e scegli Prenota corso.
Controlla il riepilogo (corso, durata, costo e modalità) e scegli una data dal menu Data inizio corso.
Premi Conferma prenotazione.
Il corso viene erogato dal nostro partner Aequor: per i corsi in videoconferenza la persona riceve il link per collegarsi, mentre i corsi in presenza sono disponibili solo nelle sedi coperte dal partner.
Se la data scelta non va più bene, puoi cambiare data da Modifica prenotazione:
fino a 5 giorni lavorativi prima dell’inizio, la modifica è gratuita;
nei 5 giorni precedenti l’inizio, puoi comunque modificarla, ma il corso viene addebitato di nuovo per intero.
Se la persona non si presenta al corso, ricevi un avviso e il corso torna nello stato Da riprenotare, così puoi scegliere subito una nuova data.
🍽️ H.A.C.C.P.
Ogni regione stabilisce in autonomia durata e programma del corso H.A.C.C.P., per questo la tab mostra Regione e frequenza al posto del rischio. Il corso in e-learning è disponibile per i dipendenti assegnati a sedi in queste regioni: Basilicata, Emilia-Romagna, Friuli-Venezia Giulia, Lazio, Lombardia, Puglia, Sardegna, Trentino-Alto Adige e Veneto.
Per le altre regioni puoi usare il modulo solo per tracciare scadenze e attestati: Jet HR non invia l’invito al corso ai dipendenti assegnati a sedi in queste regioni.
Se il modulo H.A.C.C.P. è attivo, i nuovi assunti e gli esterni che aggiungi a Sicurezza e salute vengono abilitati in automatico anche alla formazione H.A.C.C.P.
📖 Catalogo servizi e Richiedi preventivo
Dal pulsante Catalogo servizi, in alto a destra in ogni tab, trovi tutti i servizi disponibili, con il relativo costo o l’indicazione Incluso se fanno già parte del tuo piano: corsi, redazione del DVR, nomina dell’RSPP esterno, servizi di medicina del lavoro.
Per i servizi che non si attivano direttamente in piattaforma (es. DVR o nomina dell’RSPP), premi Richiedi preventivo, descrivi la tua esigenza e lascia un numero di telefono: il nostro partner Aequor ti ricontatterà.
💡 Affidarti ad Aequor non è obbligatorio: puoi continuare a lavorare con il tuo consulente per DVR, nomine e corsi, e usare comunque Jet HR per tracciare tutto e per i corsi in e-learning.
🩺 Visite mediche
Nella tab Visite mediche tieni traccia della sorveglianza sanitaria di ogni persona. Dal menu ··· > Modifica dati inserisci la data dell’ultima visita, la frequenza (da 1 a 5 anni o personalizzata) e, se vuoi, carichi la valutazione medica. La prossima scadenza viene calcolata in automatico.
Quando una visita si avvicina alla scadenza, ricevi un promemoria via email per organizzarla per tempo con il tuo medico competente. Al momento la visita non si prenota dalla piattaforma: se ti serve supporto, contatta l’assistenza.
Cosa vede il dipendente
Il dipendente trova i corsi da seguire nella Home dell’app Jet HR, sotto forma di card (una per ogni corso assegnato, es. Formazione lavoratori, H.A.C.C.P., Antincendio). Da ciascuna card può:
seguire il corso con Accedi al corso;
in alternativa, caricare un attestato valido con Carica attestato, indicando la data dell’ultimo corso.
Alcune cose utili da sapere sui corsi e-learning:
la lingua si sceglie all’interno di ogni contenuto del corso; di default viene proposta quella del browser;
ogni contenuto ha una durata minima: se viene completato troppo in fretta, riparte dall’inizio;
se si esce prima della fine di un video, al rientro il video riparte dall’inizio;
quando il corso è terminato, lo stato passa a Verifica in corso finché non viene confermato il completamento;
per evitare problemi con video e quiz, consigliamo di usare un computer con una versione aggiornata di Google Chrome o Microsoft Edge.
Finché il corso non viene completato, il dipendente riceve un promemoria via email ogni 7 giorni. Se dopo 30 giorni dall’invito il corso non risulta completato, ricevi un avviso, che si ripete ogni 15 giorni.
Dove trovare gli attestati
Gli attestati sono disponibili:
in Sicurezza e salute, dal menu ··· della persona, dove puoi scaricare l’ultimo attestato disponibile.
nella sezione Documenti, raggruppati per tipologia;
nei documenti del singolo dipendente.