Cos'è lo smart-working?

Lo smart working (o lavoro agile) è un modo di lavorare che prevede:

un accordo tra te e il dipendente*. Non sei obbligato a prevedere lo smartworking a livello aziendale, puoi anche farlo con il singolo dipendente!
grande flessibilità nel decidere se lavorare in ufficio o fuori, senza postazione fissa
nessun vincolo di luogo o di orario di lavoro* (nei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale)
uso di strumenti tecnologici per lo svolgimento del lavoro

Come fare un accordo di smartworking?

Innanzitutto, prevedere per i dipendenti la possibilità di smart working non è un obbligo, ma una tua facoltà (salvo poche eccezioni, che vediamo insieme). Leggi qui per sapere come modificare o recedere dall'accordo di smart working

Step 1. Scrivi l’accordo di smartworking o inserisci una clausola nel contratto di lavoro

Puoi decidere se inserire la possibilità di smartworking all’interno del contratto di lavoro oppure se fare un accordo a parte. Di seguito, per semplicità, parleremo in generale di “accordo di smartworking”, ma quello che diciamo vale sia in caso di clausola che in caso di accordo
L’accordo di smartworking può essere sia con i singoli lavoratori, che a livello aziendale. Deve contenere:
- la durata dell’accordo (tempo indeterminato o determinato)
- quando il dipendente deve lavorare in ufficio e quando fuori (e i luoghi dove non può fare smartworking)
- gli strumenti di lavoro e le modalità con cui controlli il lavoratore (ad es: registrare le presenze, monitorare gli obiettivi, ecc.)
- i comportamenti sanzionabili del lavoratore al di fuori della sede aziendale

Step 2. Dai priorità alle richieste da parte di alcuni lavoratori

Se decidi di fare accordi di smartworking, devi dare priorità alle richieste che ti arrivano dai lavoratori:

con figli fino a 12 anni
con figli in condizioni di disabilità (senza limite di età)
disabili gravi
caregivers
che hanno permessi 104 per assistere un familiare disabile

Step 3. Comunica l’accordo al Ministero del Lavoro

Entro 5 giorni dalla firma dell’accordo, devi comunicare i nomi dei lavoratori e la data di inizio (e di eventuale fine) del lavoro agile in via telematica (link) al Ministero del Lavoro

Step 4. Conserva l’accordo

Conserva in azienda copia dell’accordo di lavoro agile per 5 anni da quando lo hai sottoscritto

* l’accordo può prevedere forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi oppure non contenere alcuna indicazione di orario o luogo di lavoro

Il nostro consiglio

Prevedere lo smartworking è un’opportunità per attrarre e tenere talenti in azienda. Senza un piano di smartworking oggi non sei un’azienda attrattiva (posto che non tutti i lavori si prestano al fare smart)
Per implementare lo smartworking, devi essere in grado di modificare il modo di lavorare tuo e dei tuoi dipendenti, strutturando un lavoro per obiettivi piuttosto che per orari!

Domande frequenti

Con quali lavoratori non serve fare un accordo di smartworking?

Con stagisti/tirocinanti e co.co.co.

Smartworking e telelavoro sono sinonimi?

No, sono due cose diverse: con il telelavoro il lavoratore lavora sempre fuori dalla sede (di solito a casa), mentre con lo smartworking (o lavoro agile) luogo e modalità di lavoro sono flessibili. Leggi di più qui

Note:

* Fino al 31 marzo 2024, non eri obbligato a fare un accordo di smartworking con i lavoratori con figli < 14 anni e con quelli più esposti al rischio Covid: era sufficiente fare la comunicazione in via telematica al Ministero. Ora, invece, dovrai fare un accordo individuale anche con questi lavoratori