La funzionalità Documenti consente alle aziende di organizzare, caricare, cercare e gestire i documenti relativi ai dipendenti in modo semplice e intuitivo. In questo articolo, esploreremo tutte le funzionalità e i vantaggi di questa novità, mostrando come può semplificare la gestione quotidiana dei tuoi file aziendali.
Cos’è la Sezione Documenti di Jet HR
La sezione Documenti nella Home di Jet HR diventa il nuovo punto di riferimento per la gestione e la consultazione di tutti i file importanti relativi al personale. Qui finiscono tutti i documenti generati dalla piattaforma, come i contratti di assunzione, le lettere di dimissioni, i permessi e le varie comunicazioni, ma anche i documenti che l’azienda carica per i propri dipendenti, come certificati, dichiarazioni fiscali, e altri documenti amministrativi.
Come Funziona la Sezione Documenti?
La sezione Documenti è divisa in due parti principali:
Navigazione per filtri: In alto, troverai una serie di filtri che ti consentono di cercare i documenti per persona, tipo di documento, o periodo. Questo ti permetterà di trovare rapidamente il documento che stai cercando.
Elenco documenti completo: Qui puoi visualizzare tutti i documenti caricati. Puoi cercare qualsiasi documento all’interno della piattaforma inserendo il nome all’interno della tab di ricerca in alto a sinistra, oppure filtrando per diversi criteri (es: nome, tipo di documento, ecc).
Attenzione: puoi applicare più filtri contemporaneamente. Ad esempio, se stai cercando il contratto di lavoro di un dipendente per il mese di giugno 2025, puoi usare il filtro di ricercare Per persona, entrare nella cartella del dipendente che ti interessa e poi usare il filtro Periodo.
Tipologie di Documenti
Una delle novità principali è la possibilità di creare tipologie di documenti personalizzate (es: certificati dei dipendenti), così puoi organizzare meglio i file caricati. Ecco come funziona:
Puoi creare una nuova tipologia di documento in Impostazioni azienda > Tipo di documenti e cliccando sul bottone in alto a destra Nuova; oppure puoi creare un nuovo tipo di documento direttamente nella sezione Documenti nella Home di Jet HR, cliccando sul pulsante in alto a destra Aggiungi e selezionando dal menù a tendina la voce + Nuova tipologia
Ogni tipologia sarà associata a un set di caratteristiche specifiche, come la visibilità del documento (solo per Admin, per Manager, per il dipendente, ecc.) e la possibilità di associarlo a un periodo o a un dipendente specifico, o ancora la possibilità di indicare chi può caricare quel tipo di file (es: se solo l’Admin, oppure anche il dipendente / professionista esterno)
Come Caricare i Documenti
Seleziona la Tipologia di Documento: Nella sezione Documenti, clicca su Aggiungi documento e scegli la tipologia di documento che vuoi caricare (es. Certificato del Dipendente, Contratto di Lavoro, ecc.)
Associa il Documento: Puoi associare il documento a una persona specifica (un dipendente) o a un periodo. Se il documento è relativo a un periodo, ad esempio a un mese specifico, puoi selezionare il mese di riferimento
Carica il Documento: Una volta selezionata la tipologia e associato il documento, puoi caricarlo. I file saranno automaticamente visibili per le persone autorizzate, come Admin, Manager, o dipendente, a seconda delle impostazioni di visibilità
Gestire e Consultare i Documenti
Una volta che il documento è stato caricato, puoi facilmente gestirlo e consultarlo in qualsiasi momento. Le opzioni includono:
Visualizzare il documento: puoi aprire qualsiasi documento caricato per visualizzarlo in dettaglio
Scaricare il documento: se necessario, puoi scaricare i documenti in qualsiasi momento
Modificare il documento: se hai bisogno di aggiornare un documento, puoi modificarlo direttamente
Eliminare il documento: puoi rimuovere un documento che non è più necessario o che è stato caricato erroneamente.
Come fare delle comunicazioni aziendali su Jet HR
Ora puoi caricare documenti aziendali (es. circolari interne, comunicazioni di chiusura aziendale, aggiornamenti normativi, ecc.) e associare messaggi specifici per i dipendenti. Questo sostituisce la vecchia bacheca aziendale. Ecco come funziona:
Entra in Documenti e seleziona il pulsante Aggiungi in alto a destra
Scegli come tipo di documento Annuncio in bacheca
Compila il titolo e il messaggio che vuoi che mandare al personale
Carica un documento associato al messaggio (ad esempio, un documento che spiega le nuove politiche aziendali)
Decidi chi dovrà ricevere la comunicazione (tutti i dipendenti, solo quelli in determinate divisioni, o escludere i professionisti esterni)
Questa funzionalità migliora la comunicazione interna e garantisce che tutti i dipendenti ricevano informazioni importanti in modo tempestivo.