Puoi controllare email e siti consultati dai dipendenti?
Si, ma con molti limiti. Per poter controllare la posta elettronica aziendale e i siti consultati dai dipendenti dovrai:
Step 1. Policy aziendale: predisporre una policy sull’uso di posta elettronica aziendale e internet. Questa policy dovresti comunque farla per legge, ma dovrai specificare in modo chiaro e dettagliato (i) come i dipendenti possono usare il computer (es: solo per uso lavorativo), (ii) i controlli che potresti fare (in particolare, in quali circostanze) e (iii) le sanzioni disciplinari applicabili
Step 2. Informa i dipendenti: condividi con i dipendenti la policy, dove hai previsto i casi specifici di controllo, e assicurati che la leggano (es: condividila in fase di assunzione e conserva una copia sottoscritta dal lavoratore)
Step 3. Effettua i controlli con buon senso: anche se hai la policy e i tuoi dipendenti ne sono a conoscenza, i controlli devono (i) avere una valida motivazione (es: proteggere l’azienda da eventuali danni), (ii) essere circoscritti a specifiche aree di lavoro (es: Area IT), (iii) essere discontinui e limitati nel tempo e (iv) essere preferibilmente fatti in forma aggregata e anonima
Attenzione! Salvo casi particolari, i dati raccolti devono essere conservati solo per il tempo strettamente necessario e poi devono essere cancellati.
Puoi controllare chi è in smartworking?
Se i dipendenti lavorano in smart working, il loro lavoro si baserà principalmente sul raggiungimento di determinati obiettivi e richiederà, quindi, un’organizzazione del lavoro che si presti (es: non essere focalizzata in maniera rigida sull’orario di lavoro).
Ad ogni modo, hai anche l’opzione di effettuare dei controlli sui lavoratori in smart, che però devono essere fatti con senno: ad esempio, potresti fare dei controlli a campione su alcuni dipendenti per verificare che non lavorino da luoghi non consentiti (ad es: luoghi pubblici). Per controllare, devi:
Step 1. Accordo di smart working: l'accordo di smart è sempre obbligatorio per l’attivazione di questa modalità di lavoro. Puoi inserire clausole che prevedano specifiche modalità di lavoro (e.g. orari e strumenti utilizzabili). Deve essere sottoscritto da te e dal lavoratore
Step 2. Policy aziendale: definisci come devono essere utilizzate le strumentazioni che metti a disposizione dei dipendenti (e.g. pc, tablet, software ecc) e quali controlli potranno essere effettuati
Step 3. Effettua i controlli: dovrai avvisare in anticipo il lavoratore e potrai fare controlli solo per motivi legati al lavoro (e.g. monitorare l’avanzamento di un progetto), non per vedere cosa fa il dipendente
Attenzione! Per rispettare la privacy del lavoratore, non potrai installare, ad esempio sul computer dato in uso al dipendente, software per il controllo della geolocalizzazione
Puoi controllare l’orario di lavoro dei dipendenti?
I sistemi di controllo degli accessi possono avere dei vantaggi per l'azienda, perché permettono da una parte di monitorare l'attività dei dipendenti e dall’altra di gestire le risorse in modo più efficiente migliorando la produttività complessiva. Per inserirli in azienda ti basterà:
Step 1. Scegliere il sistema elettronico da utilizzare (e.g. badge o app)
Step 2. Comunicarlo ai dipendenti, tramite consenso informato (e.g. crea una policy con le norme di utilizzo ed eventuali sanzioni disciplinari in caso di violazione e falla sottoscrivere per presa visione)
Step 3. Utilizza i dati nel rispetto della privacy dei dipendenti (e.g. come “prova” in caso di assenteismo o ritardi reiterati)
Attenzione! Per l’uso dei sistemi di timbratura non è previsto alcun iter autorizzativo
Puoi usare le telecamere in azienda?
L’uso della videosorveglianza per controllare i dipendenti è vietato. Tuttavia, se per motivi di sicurezza (e.g. evitare furti o intrusioni) hai necessità di attivarle all’interno degli spazi dove i tuoi dipendenti operano, dovrai:
Step 1. Autorizzazione*: devi fare un accordo con i sindacati, oppure chiedere l’autorizzazione alla Ispettorato territoriale del lavoro (al Ministero del lavoro in caso di unità produttive sparse in diversi territori)
Step 2. Informare i lavoratori fornendo loro un’informativa privacy e nominare e formare un responsabile, che sarà addetto alla gestione dei dati registrati
Step 3. Posizionare le telecamere in modo che non riprendano unidirezionalmente i dipendenti, ma le zone a rischio (e.g. gli scaffali di un supermercato per registrare eventuali furti). Non potrai quindi metterle in zone come gli spogliatoi o i bagni.
Step 4. Esporre cartelli informativi, ben visibili, per segnalare la presenza dell’impianto di videosorveglianza
Step 5. Conservare le immagini per massimo 24-48 ore, a seconda di quanto previsto dall’accordo o dall’autorizzazione all’installazione dell’impianto e adottare misure di protezione per garantire che solo il personale autorizzato possa vedere le registrazioni video
Puoi usare un investigatore privato?
Puoi ricorrere a un investigatore privato per verificare comportamenti illeciti del dipendente (e.g. se sospetti che la malattia non sia vera, per un approfondimento leggi qui!), a patto che i controlli:
avvengano al di fuori dell'azienda
non servano a valutare l'adempimento delle normali mansioni lavorative
Usare un investigatore è, di solito, l’ultima risorsa nel caso in cui le verifiche interne non siano sufficienti a tutelare l’azienda.
Il nostro consiglio
La normativa sulla privacy e sul potere di controllo è in continuo aggiornamento. Consulta un esperto per creare la policy su misura per te e non incorrere in sanzioni.
Note:
* L'installazione di telecamere senza un accordo con i sindacati o l’autorizzazione dell’Ispettorato, è ammessa solo se lo scopo è proteggere l'azienda, a patto che non servano per sorvegliare continuamente i lavoratori e che siano utilizzata solo in casi di gravi violazioni. (Cass. 3255/21).