Un po’ di contesto

In Italia alcune aziende devono essere in regola con una normativa chiamata “whistle-blowing”: in pratica, devono permettere ai loro dipendenti di segnalare attività o comportamenti illegali in azienda (es: furto, falsificazione di documentazione, molestie, abuso di potere, riciclaggio ecc.) in forma anonima e senza ritorsioni.

Cosa fare per essere in regola

Step 1. Verifica se hai l’obbligo

Da dicembre 2023 l’obbligo è previsto:

se hai una media, nell’ultimo anno (1/1/2023 – 31/12/2023, oppure per le nuove imprese, anno in corso), di 50 lavoratori con contratti a tempo indeterminato o determinato. Ad es: hai 80 dipendenti da gennaio a giugno e 40 dipendenti da luglio a dicembre, quindi la media dell’anno è 60.
se ti occupi di servizi finanziari (e.g. banche o società d’investimento)
se hai adottato il modello 231/2001*
altri casi non rilevanti per le società private

Step 2. Attiva un canale di segnalazione

consulta le RSU o le rappresentanze sindacali
crea un canale di segnalazione che garantisca la riservatezza di chi segnala, di chi è segnalato e del contenuto della segnalazione. Una semplice email non è sufficiente: puoi usare invece dei software che garantiscono l’anonimato

Step 3. Individua chi gestirà le segnalazioni

Devi avere qualcuno che riceva le segnalazioni e avvii la procedura per gestirle:

deve essere formato in maniera specifica
può essere un singolo lavoratore, un ufficio interno dedicato e autonomo o un soggetto esterno (ci sono società che offrono proprio questo servizio di responsabile whistleblowing esterno)

Step 4. Informa i dipendenti

Devi esporre in un posto facilmente raggiungibile o creare una sezione dedicata sul tuo sito internet per:

la procedura su come effettuare le segnalazioni
in quali casi si può segnalare (le segnalazioni non possono essere semplici lamentele)

Step 5. Gestisci le segnalazioni in tempo

Chi ha il compito di gestire le segnalazioni dovrà:

entro 7 gg dalla segnalazione, rispondere a chi segnala e dare conferma che la segnalazione sarà gestita
chiedere ulteriori informazioni, se necessario
fornire riscontro entro 3 mesi dalla segnalazione

Sanzioni

Illecito	Sanzione
Ritorsione, se si ostacola la segnalazione o si viola il vincolo di riservatezza	da 10.000 a 50.000€
Mancata: – istituzione dei canali di segnalazione – attività di verifica e analisi delle segnalazioni, – adozione delle procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni o per procedure non conformi – attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute	da 10.000 a 50.000€

Divieto di ritorsione

Non puoi in nessun caso fare ritorsioni contro chi segnala, come:

licenziamento o sospensione
demansionamento o mancata promozione
mancato rinnovo di un contratto a tempo determinato

Domande Frequenti

Esistono altri canali per segnalare, oltre a quello aziendale?

Esistono delle circostanze particolari in cui chi segnala può farlo tramite un canale diverso da quello esistente in società:

Canale esterno ANAC: il segnalatore può usare il canale esterno, ad esempio, quando ha segnalato internamente senza ricevere risposta, se teme di subire ritorsioni, oppure se il canale di segnalazione non è stato attivato in società
Divulgazione pubblica: il segnalatore può usarla solo come ultima risorsa (non garantisce la sua riservatezza) solo se, ad esempio, ha tentato di usare il canale esterno e non ha ricevuto risposta, se teme ritorsioni o se teme che il canale esterno non sia efficace
Denuncia all’autorità giudiziaria o contabile: il segnalante può denunciare (e beneficiare delle tutele previste per il whistleblowing) se è in buona fede e se ha motivo fondato di ritenere che le informazioni che vuole denunciare siano vere

Posso dare una sanzione disciplinare a un segnalatore?

Solo quando un giudice accerta la sua responsabilità, sul piano penale per i reati di diffamazione o di calunnia o sul piano civile, nei casi di dolo o colpa grave.

Note

* Il Modello 231 è un documento che descrive una serie di procedure aziendali volte a garantire la prevenzione della commissione di reati: non è obbligatorio adottarlo, ma se lo fai sei obbligato anche a rispettare le norme sul whistle-blowing (anche se hai < 50 dipendenti)